HR-Journal.ru :: Работаем с бумажной «базой»
закрыть Х
Мы в соцсетях

Во всех наших группах мы делимся интересными постами, шутим и раздаём прочие вкусности ;)

Добро пожаловать!!!

Логин:

Пароль:

Регистрация
Забыли пароль?

Работаем с бумажной «базой»

© 27.02.2006
Андрей Коновалов

Далеко не в каждой кадровой службе данные о кандидатах хранятся в электронных базах данных. Иногда «база» отдела рекрутинга представляет собой скопище пухлых папок, пользоваться которыми в работе почти невозможно. Однако и «бумажную базу» можно оптимизировать так, чтобы из груды хлама она стала подспорьем в работе.

Зачем нужна база кандидатов

Начнем с истоков. База данных кандидатов дает возможность компании значительно ускорить поиски нужного сотрудника. При открытии вакансии, помимо размещения объявлений в открытых источниках, потенциально интересных кандидатов можно найти в собственной базе соискателей, среди резюме специалистов, ранее уже обращавшихся в компанию по поводу трудоустройства. Достоинства здесь очевидны — на поиск потенциального кандидата уйдет немного времени и не потребуется никаких материальных затрат. Очевиден и недостаток — по понятной причине кандидат из собственной базы может быть уже трудоустроен и предложений о работе в настоящий момент не рассматривает. Но и тут возможны варианты, поэтому наличие хорошей базы реально помогает в закрытии вакансии. Особенно, если эта вакансия привлекательна на общем фоне рынка труда. Но что же такое «хорошая база»?

Что такое «хорошая база»?

Очевидно, что «хорошей» базу данных делает не только размер, но и удобство работы с ней, то есть, насколько быстро и удобно можно отыскать кандидатов по требуемым параметрам. И совершенно очевидно, что «бумажная» база в этом отношении безнадежно проигрывает электронной — ни поиск по ней быстрый не возможен, ни фильтрация по заданным условиям. Но далеко не всегда в отделах персонала и рекрутинговых агентствах используются электронные базы данных. До сих пор можно встретить большие шкафы, доверху набитые папками с резюме, куда предписывается складывать новые. Понятно, что работа с таким «хранилищем» очень и очень непроста. Собственно, на практике большинство рекрутеров успешно избегает «археологических раскопок» в недрах таких «баз», предпочитая поместить лишнюю пару объявлений на интернет-порталах или в газетах. Однако и с бумагами можно работать эффективно. Более того, в некоторых ситуациях именно «бумажная» база может быть единственным возможным вариантом организации хранения данных.

От «братской могилы» — к содержательной базе данных

Итак, перед нами большой шкаф, доверху набитый бумагами. «Это наше все» — с гордостью говорят вам. И теперь необходимо сделать так, чтобы это «все» еще и как-то можно было бы использовать в работе. Приступим!

Шаг первый: отраслевая систематизация

Здесь все просто и всем понятно. Первое, что нужно сделать — разделить имеющиеся резюме по отраслям. «Маркетинг и реклама», «бухгалтерия и финансы» и так далее. Соответственно, все поступающие и имеющиеся резюме нужно разложить по соответствующим кучкам, а кучки — по папкам с соответствующими ярлыками.

Шаг второй: определение «условий отсечения»

Основная ошибка, которую совершает большинство рекрутеров — хранение всех резюме, когда-либо прошедших через их руки. Этим, собственно, и обусловлен размер вашего шкафа с бумагами. Но если для электронной базы лишние сто-двести мегабайт значения не имеют, то в бумажном эквиваленте это оборачивается часами бессмысленного копания в грудах ненужных бумаг.

Но что значит «все резюме»? Это значит, что с непонятной целью хранятся CV даже тех кандидатов, которые были признаны слабыми, бесперспективными, ничем не выдающимися и так далее, а также резюме кандидатов, которых вы в глаза не видели, а просто, получив резюме по e-mail или факсу, сохранили его на всякий случай. Основная цель таких данных в вашей базе — создание дополнительных трудностей в поиске. Поэтому, нет никакой надобности хранить ВСЕ резюме. На хранение должны поступать лишь:

а) Резюме соискателей, с которыми были проведены собеседования, в процессе которых соискатель показал себя перспективным кандидатом.

б) Резюме соискателей с редкими специальностями.

в) Резюме соискателей, чей послужной список сам по себе служит лучшей рекомендацией (известные компании, сотрудники которых высоко ценятся на рынке).

Вот собственно и все. Все остальные резюме, которые в изобилии приносит электронная почта и факс сразу после публикации объявления о вашей вакансии, совершенно не нуждаются в том, чтобы их трепетно хранили в больших картонных коробках.

Шаг третий: классификация

После того, как количество имеющихся резюме сократилось до перечисленного минимума, внесем еще одно усовершенствование. Разделим резюме по категориям. Суть такого деления проста: мы разделяем имеющихся соискателей по их «качеству». Например, вводя категории: «высшая» и «первая». Соответственно, в высшую попадают специалисты высшего класса, а в первую — специалисты уровнем ниже. Вводить категории ниже первой нет смысла — специалисты второй и третьей категории не составляют дефицита на рынке труда.

Такое деление позволяет вам гораздо точнее подбирать кандидатов на открывшуюся вакансию — если по ее условиям однозначно требуется «высшая» категория, то вы не будете тратить время на обзвон кандидатов из «первой», и наоборот.

Впрочем, можно ввести еще категорию «молодые перспективные», куда отнести тех соискателей, кто только начинает карьеру, но уже подает большие надежды.

Шаг четвертый: электрификация

В описанном выше виде «бумажная» база данных становится значительно компактнее и удобнее в работе. Но можно еще более облегчить работу с ней, заведя электронный каталог резюме. Делается это следующим образом: каждое хранимое резюме получает уникальный номер, под которым заносится в электронную таблицу, например в формате Excel. В этой таблице фиксируются основные параметры резюме — отрасль, категория специалиста, ключевые моменты биографии. При необходимости, быстрый поиск проводится по электронному каталогу, после чего требуемые номера отыскиваются в «бумажном» хранилище и по ним проясняются необходимые подробности. При наличии сканера электронный каталог резюме можно постепенно дополнять сканированными изображениями бумажных оригиналов. Это тоже несколько повысит оперативность поиска требуемой информации.

В принципе, при создании электронного каталога резюме надобность в физическом разделении резюме по специальным папкам уменьшается. Если каталог сделан достаточно удобно, и данные защищены от случайной утраты (регулярно создаются резервные копии), то резюме можно снова сгрузить в одну большую кучу — индивидуальные номера уже не дадут им потеряться. Но все-таки лучше не возвращаться к «братской могиле» — чем больше порядка в ваших бумагах, тем меньше риска, что какая-нибудь случайность вроде вируса или дурака-сотрудника, сотрет нужные файлы и превратит нажитое непосильным трудом в груду бесполезного хлама. Если же все резюме разложены по своим местам, то даже полная утрата электронного каталога не помешает вашей эффективной работе с бумажной базой данных.

условия копирования

Дорогой HR-Journal, потрудись сообщать мне о новых статьях ;)

Комментарии

Новые обсуждения

03.12 00:59 publicmd
Подарок шефу на Новый Год (7)

30.11 20:52 Raket
Анкета при приеме на работу (1)

30.11 18:49 EKG1987
Помощь новичку (0)

28.11 17:46 Степан
помощь новичку (7)

Все

Комментарии

Ваш баннер на этом месте