HR-Journal.ru :: Заявления для кадрового делопроизводства. Оптимизируем затраты кадровой службы
закрыть Х
Мы в соцсетях

Во всех наших группах мы делимся интересными постами, шутим и раздаём прочие вкусности ;)

Добро пожаловать!!!

Логин:

Пароль:

Регистрация
Забыли пароль?

Заявления для кадрового делопроизводства. Оптимизируем затраты кадровой службы

© 01.10.2008
Зудина Анастасия

Заявление для кадровой службы – это официальный документ, который в соответствие с нормами трудового законодательства должен быть оформлен определенным образом, включать в себя ряд реквизитов (ФИО работника, дату составления, подпись и т.п.). Рядовой сотрудник не знает (да и не должен знать, это не входит в его должностные обязанности) как грамотно составить заявление на отпуск или об увольнении. Для этого всегда в компании присутствует инспектор по кадрам, который обязан разъяснить и помочь составить документ. Сейчас, когда словосочетание «текучка кадров» известна не понаслышке любому специалисту кадровой службы, и заявления об увольнении и приемё необходимо писать ежедневно, уйма времени уходит на диктование заявлений и разъяснения. Как оптимизировать время кадровой службы и остаться в рамках правового поля и будет посвящена сегодняшняя статья.

Во-первых, начнём с того, что составим список основных кадровых заявлений. Вот он:

1 группа заявлений

1). Заявление о приеме на работу

2). Заявление об увольнении по собственному желанию

2 группа заявлений

3). Заявление о ежегодном отпуске

4). Заявление об отпуске за свой счёт

5). Заявление о выдачи копии трудовой книжки

6). Заявление о выдачи справки с места работы

3 группа заявлений

7). Заявление о переводе

8). Заявление на отпуск по беременности и родам

9). Заявление о материальной помощи

10). Заявление об увольнении

Этот список содержит только самые распространенные и необходимые кадровые заявления. В зависимости от специфики работы вашей компании, могут быть добавлены и иные бланки. Например, в случае, если часто практикуются увольнения по соглашению сторон, то инспектору по кадрам следует составит бланк заявления и включить его в состав остальных.

Во-вторых, разобьём вышеназванные заявления на группы соответственно их количеству в общем числе бланков: 50%-1 группа, 40%-2 группа, 10%-3 группа. Иными словами, так как заявление об увольнении по собственному желанию в любой компании более востребовано, то бланков таких заявлений будет в пять раз больше, чем бланков заявлений по беременности и родам.

В-третьих, в отделе кадров необходимо расположить наглядный стенд с примерами заполнения бланков. Для размещения стенда выберете место в кабинете, где сотрудник сможет присесть за стол и при этом отлично видеть стенд. Можно также разместить примеры заполнения трудового договора и договора о материальной ответственности; они не займут много места, но зато послужат напоминанием об основных правах и обязанностях для уже работающих сотрудников компании и будут образцом для заполнения для новеньких. Рекомендуется особенно важные моменты выдели на стенде ярким цветом и восклицательными знаками. Это связано с тем, что, к сожалению, уровень кадровой культуры в нашей стране ещё достаточно низкий. Большинство работников не знают об административной и уголовной ответственности, которая может последовать в случае нарушения норм трудового законодательства со стороны сотрудников кадровой службы, руководителя компании и крайне небрежно относятся к кадровой документации.

Рядом со стендом, в отдельной папке или на стойке, должны располагаться готовые бланки, желательно в отдельных файлах. Для печати заявлений используйте фирменные бланки работодателя, таким образом, работники больше дисциплинируются, не мнут заявления, а специалистам кадровой службы удобней и приятней подшивать документы в архив. К примеру, на уже распечатанном бланке будет достаточный отступ для прокола дыроколом и прошивки списка личных дел для последующей архивации.

Все работники должны иметь свободный доступ к бланкам как в печатном, так и в электронном виде. Представить работнику электронный файл с заявлениями удобней всего будет одним из следующих способов:

-при поступлении на работу на корпоративный адрес электронной почты сотруднику вместе с приветственной речью руководства компании, вводной документацией высылается файл со всеми бланками заявлений;

-файл с бланками заявлений размещается на внутреннем веб-сайте компании с функцией «только чтение» для всех сотрудников и с функцией «редактирование» для кадровиков.

После апробации предложенной в настоящей статье системы в центральном офисе компании следует ввести её в филиалах, представительствах и дочерних структурах работодателя. Таким образом, возможно начать выстраивать единообразную систему кадрового документооборота во всей группе компаний, холдинге.

условия копирования

Дорогой HR-Journal, потрудись сообщать мне о новых статьях ;)

Комментарии

Комментарии

Ваш баннер на этом месте