HR-Journal.ru :: Как раздавать поручения по-умному: сравнительный обзор трёх программ
закрыть Х
Мы в соцсетях

Во всех наших группах мы делимся интересными постами, шутим и раздаём прочие вкусности ;)

Добро пожаловать!!!

Логин:

Пароль:

Регистрация
Забыли пароль?

Как раздавать поручения по-умному: сравнительный обзор трёх программ

© 19.10.2015
партнёрский материал

Есть программы, которые выстраивают работу так, как не снилось ни одному бумажному ежедневнику. Эффективный руководитель, пунктуальные сотрудники — одним словом, мечта! Хорошая новоcть: эта мечта сегодня доступна каждому. Осталось только выбрать программу.

Об авторе

Евгений Морозов, директор по развитию компании «Органайзер ЛидерТаск».

Управление сотрудниками редко бывает идеальным. Часто возникают неприятные ситуации, из‑за которых страдают клиенты компании, её репутация, да и сами сотрудники.

Вот список проблем, которые встречаются в любых компаниях:

  1. Вы даёте сотруднику поручение, а он о нём забывает.

  2. Вы даёте сотруднику поручение, но сами забываете об этом.

  3. Вы постоянно спрашиваете сотрудника, что сделано по порученной задаче, отвлекая его от работы.

  4. Сотрудник работает над заданием, но к сроку сдачи выясняется, что работа ещё не завершена.

  5. Вы не помните, о чём договаривались с сотрудником в процессе выполнения им задания.

  6. Вы держите много дел в голове/ежедневнике/записках и забываете о некоторых.

  7. Вы составляете план на неделю в бумажном ежедневнике, план существенно изменяется, приходится вносить множество исправлений, при этом план перестаёт выглядеть опрятно.

  8. Вы забываете ежедневник дома или теряете его, всю информацию приходится восстанавливать по крупицам.

Как избавиться от этих проблем?

Чтобы грамотно управлять своими делами, а также делами компании, требуется специальный инструмент. Таким инструментом может стать бумажный ежедневник, планинг, записная книжка, скайп, электронная почта. Но самый удобный инструмент — это система для управления делами и поручениями.

Системы для раздачи поручений позволяют раз и навсегда избавиться от проблем из списка выше.

Подробнее о системах для раздачи поручений

Система для управления делами и поручениями — это программа, которая устанавливается на компьютеры, планшеты, смартфоны сотрудников. Она позволяет составлять списки дел на день/неделю/месяц, раздавать поручения и контролировать исполнение.

В дополнение к этому:

  • формировать визуальное почасовое расписание на день, как в бумажном ежедневнике;

  • обмениваться комментариями по задачам между руководителем и исполнителем;

  • принимать результат и отправлять задачи на доработку;

  • создавать проекты и подключать участников.

Какие системы предлагает рынок?

Рынок систем управления делами почти полностью оккупирован зарубежными игроками. Лучшая программа отечественного производства — «ЛидерТаск». Одни из самых мощных иностранных программ — Wunderlist и Todoist.

«ЛидерТаск» на голову выше западных конкурентов.

Сравнение возможностей трёх систем расставляет все точки над «i».

Разбивка задач на подзадачи

Большинство дел — сложные задачи. Их выполнение производится пошагово. «ЛидерТаск» позволяет разбить задачи на подзадачи, выстраивая их в древовидную структуру.

Todoist тоже позволяет добавлять подзадачи к задачам, однако существует ограничение по числу уровней вложенности, их всего 5. Это означает, что можно создать дерево:

задача А

— задача Б (подзадача задачи А)

— — задача В (подзадача задачи Б)

— — — задача Г (подзадача задачи В)

— — — — задача Д (подзадача задачи Г),

но нельзя добавить подзадачу к задаче Д.

Wunderlist не позволяет создавать подзадачи. Максимум, что можно сделать, — прикрепить к задаче контрольный список. Он представляет собой список дел, каждое из которых можно завершить, установив флажок напротив наименования. Дела внутри контрольного списка нельзя разбить на более мелкие дела, к ним невозможно написать примечание, им нельзя назначить дедлайн.

Отображение списка задач на произвольный день

Каждому делу необходимо присваивать дату выполнения. Эта дата представляет собой конкретный день, в течение которого планируется выполнить дело. «ЛидерТаск» позволяет увидеть все задачи, назначенные на конкретную дату. Список дел отображается при клике по нужному дню в календаре (даже если это 1 сентября следующего года). Если в календаре выделить несколько подряд идущих дней, то будут показаны все дела, выполнение которых запланировано на этот период.

Todoist и Wunderlist не имеют календаря, следовательно пользователи не могут выбрать произвольную дату и посмотреть список дел на день. Todoist предлагает очень неудобный обходной путь: в поле поиска вводится наименование дня (например, «1 сентября 2016») — и программа отображает расписание этого дня. В обеих зарубежных программах нет возможности выбрать произвольный период и посмотреть список дел на него. Единственный доступный период в Wunderlist — 7 дней, включая сегодняшний день. Todoist позволяет выбрать период, содержащий любое количество дней, но с обязательным условием: первый день периода должен быть сегодняшним днём.

Отображение задач в виде удобного расписания

Всегда найдутся дела, жёстко привязанные ко времени и имеющие фиксированную длительность, например, встречи. Самый удобный способ работать с ними — это разместить их на временно́й шкале. В результате получается наглядное почасовое расписание дня (как в бумажном ежедневнике). В арсенале «ЛидерТаска» есть временна́я шкала.

Для планирования недели нужно отобразить несколько дней. «ЛидерТаск» позволяет отобразить почасовое расписание произвольного периода длиной от 1 до 14 дней.

Также отображается и календарь на месяц. Он тоже показывает запланированные дела.

Конкуренты — Wunderlist и Todoist — не обладают такой функциональностью.

Окрашивание задач в определённый цвет

Дела исключительной важности требуют повышенной концентрации и бо́льших трудозатрат. Возникает естественное желание выделить такие дела из общей массы. Окрашивание задачи в определённый цвет — хорошее решение, которое есть у «ЛидерТаска».

Wunderlist и Todoist не умеют окрашивать задачи.

Удобная система ярлыков и меток

Возникают ситуации, когда необходимо визуально выделить задачу, не прибегая к её окрашиванию. Для таких целей служат ярлыки (альтернативное название — «метки»). Это своеобразные цветные наклейки с текстом внутри. С помощью ярлыков демонстрируется степень важность задачи (например: «важно», «текучка») и степень срочности (например: «срочно», «когда‑нибудь»). Ярлыки также используются для хранения дополнительной информации по задаче, например: «проблема», «идея». «ЛидерТаск» предоставляет широкие возможности по управлению ярлыками.

В Todoist тоже есть ярлыки (там они называются метками). Первый их существенный недостаток — отсутствие цветной подложки. Ярлык представляет собой текст определённого цвета, при обзоре задач его легко попросту не заметить. Второй недостаток — ограниченный набор доступных цветов. Рано или поздно появятся два ярлыка одинакового цвета. «ЛидерТаск» лишён этих недостатков.

В Wunderlist нет ярлыков в традиционном их понимании. Программа лишь позволяет выделить синим цветом какое‑либо слово, содержащееся в наименовании задачи (перед словом нужно поставить символ «#»).

Автоматическая сортировка задач

Чем больше задач хранится в программе, тем сложнее ими управлять. Процесс управления сильно облегчается, если использовать специальные встроенные в программу инструменты. Один из таких инструментов — механизм автоматической сортировки дел по какому‑либо свойству. Например, по наименованию, дедлайну, дате создания. В «ЛидерТаске» можно сортировать задачи по целым 18 свойствам. Если сортировка отключена, то пользователь устанавливает порядок задач самостоятельно. При включении сортировки по одному конкретному свойству происходит следующее: программа располагает существующие задачи в строго определённом порядке, каждая новая задача автоматически помещается на определённое место.

В Wunderlist и Todoist тоже присутствует автоматическая сортировка, но она очень ограничена в возможностях и менее удобна в использовании. В «ЛидерТаске» сортировка — это по сути некое правило, которое определяет порядок задач в списке (например: «Задачи упорядочены по дате создания, новые снизу»), а у конкурентов сортировка — это действие, которое нужно повторять снова и снова. Если пользователь Wunderlist’а или Todoist’а хочет, чтобы список задач был всегда упорядочен по дедлайну, то после каждого добавления новой задачи он вынужден заново запускать процедуру сортировки. В Wunderlist’e выполнять сортировку можно только по 5 свойствам задачи, в Todoist’е — по четырём. Второй недостаток конкурентов заключается в том, что отсортировать можно только задачи, находящиеся в разделе «Входящие» или в каком‑либо проекте. Список задач на сегодня, да и на любой другой день, не удастся упорядочить автоматически. Третий недостаток конкурентов — жёстко заданный тип порядка (нисходящий или восходящий) для каждого конкретного свойства задачи. К примеру, сортировка по наименованию задачи помещает задачи на букву «а» вверх, нет возможности поместить задачи на букву «а» вниз. «ЛидерТаск» избавлен от трёх этих недостатков.

Фильтрация задач

Есть ещё один инструмент для управления большим списком дел — это фильтрация. Она позволяет отобрать задачи по определённым параметрам. Например, показать все задачи, которые имеют статус «В работе». Отбор также доступен по двум и более свойствам. Например, найти и отобразить все задачи, находящиеся в проекте «Новый сайт» и имеющие ярлык «Важно». В «ЛидерТаске» число свойств, по которым можно фильтровать задачи, равно 9. Панель фильтрации находится перед списком дел.

Wunderlist не позволяет фильтровать задачи. Todoist — даёт такую возможность, но с множеством ограничений. Во‑первых, количество свойств задачи, по которым можно произвести фильтрацию, здесь равно 6, а это на треть меньше, чем в «ЛидерТаске». Во‑вторых, Todoist не имеет графического интерфейса для установки параметров фильтрации. Используется механизм текстовых запросов с довольно сложными грамматикой и синтаксисом. В‑третьих, на значения некоторых параметров накладываются ограничения.

Например, параметр «Дата выполнения» (день, в течение которого планируется выполнить задачу) может принимать значение в виде конкретного дня или периода, первый день которого является сегодняшним днём. Следовательно, система фильтрации не даёт возможности выбрать произвольный период и отобразить задачи, даты выполнения которых попадают внутрь этого периода.

Удобное хранение и быстрый доступ к контактам

Есть дела, для выполнения которых требуется контактировать с каким‑либо человеком. Если его телефон, e‑mail и адрес хранить прямо в программе и сделать доступными непосредственно из задачи, то можно практически мгновенно связываться с этой персоной. Системы для управления делами позволяют создавать карточку персоны (контакт) и прикреплять её к задаче. Эти базовые возможности есть и в «ЛидерТаске». Программа также умеет выстраивать контакты в деревья, чтобы визуально отличать начальников от подчинённых, объединять контакты в группы, прикреплять к карточкам файлы и дополнительные средства связи (например, skype‑аккаунт).

Wunderlist и Todoist не обладают такой функциональностью.

Управление проектами

Крупные задачи, состоящие из множества подзадач (20–30 и более), рекомендуется преобразовывать в проекты. Создание проектов и управление ими — базовая возможность систем для управления делами. Все три программы обладают таким функционалом. «ЛидерТаск» позволяет разбивать проекты на подпроекты, выстраивая их в древовидные структуры (число уровней вложенности не ограничено). Благодаря разбивке повышается удобство восприятия.

Todoist тоже позволяет создавать подпроекты и формировать деревья, однако максимальное число уровней вложенности равно 4. Wunderlist не позволяет создавать подпроекты, единственная возможность структурирования — объединение проектов в папки. Они не являются проектами по своей сути.

Раздача поручений

Почти все системы для управления делами предоставляют возможность раздавать поручения и контролировать их выполнение. Обмен поручениями через программу повышает производительность всего коллектива. Каждый сотрудник устанавливает программу на свой компьютер/смартфон/планшет, входит в неё, используя личный логин и пароль, затем может раздавать поручения. И тут «ЛидерТаск» тоже более функционален, чем конкуренты. Чтобы поручить задачу, в Wunderlist и Todoist нужно создать общий проект, поместить туда задачу и только потом назначить исполнителя. «ЛидерТаск» позволяет поручать задачи напрямую, минуя общий проект. К тому же в «ЛидерТаске» удобнее управлять несколькими сотрудниками: при клике на сотруднике отображаются все задачи, что вы ему поручили. Такой возможности у западных конкурентов нет.

Выводы

Отечественный инструмент для управления делами «ЛидерТаск» превосходит западных конкурентов по функциональности и удобству. Детальное сравнение программ позволяет сделать объективный вывод: «ЛидерТаск» в разы лучше иностранных аналогов. К тому же отечественная программа защищена от влияния санкций и не зависит от изменения курса иностранных валют.

«ЛидерТаск» — ваш выбор, если вам нужно «всё и сразу»: задачи, подзадачи, заметки, поручения, проекты, категории, фильтрация, файлы, поиск.

С «ЛидерТаском» вы достигнете следующих результатов:

  • У каждого сотрудника будет чёткий план работ на день/неделю/месяц.

  • Поручения будут исполняться в срок.

  • Менеджеры смогут контролировать больше проектов одновременно.

  • Начальники отделов, цехов и департаментов всегда будут знать, чем заняты их подчинённые.

  • Менеджеры смогут быстро узнать, в какой стадии находятся работы по проекту.

  • Сотрудники избавятся от тотальной забывчивости.

  • Сотрудники забудут про ворох бумаг и записок на рабочем столе.

  • Исчезнут авралы в начале и конце месяца.

  • Появится возможность управлять компанией вне офиса (со смартфона и планшета).

  • Сотрудники смогут работать с делами и поручениями даже без интернета.

Уже более 50 000 пользователей и свыше 1 500 организаций успешно используют «ЛидерТаск» в своей повседневной работе. Клиенты компании: Сбербанк России, Газпромбанк, Углеметбанк, СлавНефть, Мосэнергосбыт, СвязьТелеком, авиакомпания «Супер‑Авиа», Главснаб правительства Москвы, радио «Шансон» и другие.

Сайт «ЛидерТаска»

условия копирования

Дорогой HR-Journal, потрудись сообщать мне о новых статьях ;)

Комментарии

Новые обсуждения

04.12 15:14 Лана72
Повестка в суд (0)

03.12 00:59 publicmd
Подарок шефу на Новый Год (7)

30.11 20:52 Raket
Анкета при приеме на работу (1)

30.11 18:49 EKG1987
Помощь новичку (0)

Все

Комментарии

Полина Стрельцова · 14 окт 2015 в 18:15
Нам было очень приятно публиковать этот текст, потому что «ЛидерТаск» — действительно отличная программа. Половина нашей редакции настолько расслабленная, что принципиально не пользуется ни органайзерами, ни ежедневниками ;) Зато вторая половина уже несколько лет юзает «ЛидерТаск», и за всё это время нам ни разу не хотелось перейти на что-то другое — а это показатель! ;) Кстати, базовая версия бесплатная — и для знакомства подходит идеально.
--
C уважением,
гл. редактор HR-Journal
Ваш баннер на этом месте