HR-Journal.ru :: Как сделать справочник сотрудника: 10 шагов
закрыть Х
Мы в соцсетях

Во всех наших группах мы делимся интересными постами, шутим и раздаём прочие вкусности ;)

Добро пожаловать!!!

Логин:

Пароль:

Регистрация
Забыли пароль?

Как сделать справочник сотрудника: 10 шагов

© 21.05.2015
Надежда Порываева

В прошлый раз мы выяснили, что такое справочник сотрудника, когда и зачем он нужен... А как же рецепты, структуры, ошибки, тонкости и советы? Да, самое время узнать, как сделать свой справочник. Ну, как водится, за 10 шагов ;)

Автор о себе

Надежда Порываева. В 2004 году закончила экономический факультет Московского авиационного института («Экономика и управление на предприятии»).

В сфере управления персоналом работаю с 2005 года. Специализируюсь на нормировании и организации труда, мотивации персонала, разработке организационно‑распорядительной документации, организационном развитии компаний.

Теперь, когда мы определились, что такое справочник сотрудника, когда и зачем он нужен, самое время узнать, как его сделать.

Для этого создаём рабочую группу. В крупных компаниях в неё целесообразно включать специалистов по работе с персоналом, по внутренним коммуникациям, организационному развитию. В маленьких компаниях членом рабочей группы может стать сотрудник, который отвечает за кадровое делопроизводство, обучение и развитие персонала или за организацию офиса и обеспечение его работы. При этом к работе над справочником обязательно должны привлекаться юристы.

Предлагаем рабочей группе следующий алгоритм:

  1. В Интернете найдите, на ваш взгляд, лучшие справочники сотрудников (не более 10).

    Совет. Присмотритесь к справочникам компаний‑конкурентов. Какие цели и задачи они перед собой ставят, в каком порядке включают и, главное, как формулируют свои политики и прописывают процедуры.

  2. Выберете справочники (или их отдельные части), которые показались вам наиболее интересными с точки зрения структуры, содержания, цветового решения, шрифта или вёрстки. Возьмите их за основу.

  3. Решите, что предпочитаете: традиционный бумажный справочник или современный электронный. Если остановитесь на бумажном, то определитесь с размером. Это важно. Слишком маленький справочник легче потерять, а большой, скорее всего, уберут в дальний ящик рабочего стола и забудут.

    Совет. Безусловно, проще, быстрее и дешевле опубликовать справочник на корпоративном портале или внутреннем сайте компании. Но всем ли сотрудникам удобно работать с таким? Многим людям (среднего и, особенно, старшего возраста) привычнее читать не с экрана, а с бумаги.

  4. Придумайте название для справочника. Вы можете назвать его просто «Справочник сотрудника» или выбрать что‑то более креативное.

  5. Определите и структурируйте содержание справочника. Для этого, во‑первых, составьте перечень основных сведений о компании (история, миссия, ценности, продукция/услуги и т. д.), во‑вторых, проанализируйте все действующие корпоративные политики и процедуры и распределите их в порядке приоритетности. В‑третьих, обратите внимание на  ваши записки (докладные, служебные), памятки, различные напоминания, письма сотрудникам и т. п. Используйте это, что‑то сразу захочется включить в справочник. Также можете попросить работников поделиться своим опытом, достижениями, впечатлениями от работы в компании и включить самые интересные «истории» в справочник.

    Совет. Не перегружайте справочник излишней информацией. Не дублируйте в нём все действующие локальные нормативные акты. Кратко расскажите о них и сошлитесь на полные версии. Не включайте в справочник информацию, которая устаревает слишком быстро. Иначе придётся часто переиздавать/изменять справочник. Не размещайте в справочнике конфиденциальные сведения, о которых не должны знать инсайдеры. И, главное, не забывайте, что справочник — это формализация уже существующих корпоративных стандартов и практик, он должен отвечать на часто задаваемые вопросы, содержать сведения для решения основных рабочих проблем.

  6. Приступайте к написанию справочника. Описывайте политики компании чётко и понятно. Не используйте предложений более чем из 20 слов, избегайте юридического и технического жаргона. Поясняйте корпоративные термины, сокращения и аббревиатуры. Если это возможно, аргументируйте применение тех или иных политик. Это позволяет избежать недоразумений, недопонимания и возможных обвинений в дискриминации.

    Совет. В тексте придерживайтесь позитивной тональности. Для лучшей читабельности используйте заголовки, подзаголовки, абзацы, иллюстрации (графики, таблицы, схемы и даже карикатуры). Разделы справочника можете выделить определённым цветом — для облегчения поиска информации. Чтобы проще было обновлять бумажный справочник, размещайте каждую политику на отдельном листе.

  7. Распространите проект справочника среди работников и руководства компании. Проанализируйте замечания и дополнения и, если нужно, внесите коррективы в справочник.

  8. Проверьте справочник на соответствие трудовому законодательству.

  9. Определите, как часто будет обновляться справочник (например, ежегодно), а также решите, как работникам участвовать в его обновлении.

    Совет. Для учёта мнений работников удобно разместить на корпоративном портале или внутреннем сайте компании информационный блок «Предложения по улучшению справочника сотрудника».

  10. Утвердите и внедрите справочник сотрудника в компании.

В среднем разработка справочника занимает от одного до трёх месяцев; срок зависит от масштаба компании и объёма материалов. Исходя из практики, чем больше времени вы посвятите этому проекту, тем меньше проблем и вопросов возникнет после.

Как сделать справочник для сотрудников, наиболее отвечающий их запросам?

Разделить аудиторию пользователей. Создать отдельное руководство для соискателей — такой своеобразный «пряник» (рекламный инструмент), отдельное руководство для новичков — путеводитель по компании (адаптационный инструмент).

Путеводитель по компании легко разбивается на несколько руководств:

1. Для разных категорий новых сотрудников: одно для РСС (руководители, специалисты, служащие), другое для рабочих.

2. Общее руководство для всех сотрудников (энциклопедия корпоративной жизни).

Примерная структура руководств

Справочник соискателя

Справочник нового сотрудника

Справочник сотрудника*

  • Краткое описание компании

  • Условия труда

  • Политика оплаты труда

  • Компенсации и льготы

  • Обучение и карьерный рост

  • Обращение от руководителя

  • Общий обзор компании

  • Процедура оформления на работу

  • Испытательный срок

  • Рабочее время и время отдыха

  • Оплата труда

  • Правила поведения

  • Меры безопасности

  • Что делать в случае...

  • Схема офиса

  • Дополнительная информация (парковки, ближайшие кафе и рестораны и т. д.)

  • Общие сведения о компании

  • Правила внутреннего трудового распорядка

  • Правила поведения

  • Политика безопасности

  • Кадровая политика

*Структура этого справочника подробнее представлена в прошлой статье

Рекомендуемый формат руководств

Справочник соискателя

Буклет с 2–3 сгибами (лифлет)

Справочник нового сотрудника

Книжка (брошюра от 4 до 48 страниц)

Справочник сотрудника

Электронная брошюра (файл формата pdf)

Некоторые компании идут дальше — экспериментируют с подачей материала. Так, издательский дом «Медиалайн» для компании «Бакарди РУС» (производителя премиального алкоголя) разработал справочник нового сотрудника в виде календаря и записной книжки. Получилась своего рода «дорожная карта» новичка с поэтапным (по неделям) планом действий, которые приводят к успешному прохождению испытательного срока.


А будут ли примеры реальных справочников? Хорошие — будут! В следующей статье.

условия копирования

Дорогой HR-Journal, потрудись сообщать мне о новых статьях ;)

Комментарии

Новые обсуждения

03.12 00:59 publicmd
Подарок шефу на Новый Год (7)

30.11 20:52 Raket
Анкета при приеме на работу (1)

30.11 18:49 EKG1987
Помощь новичку (0)

28.11 17:46 Степан
помощь новичку (7)

Все

Комментарии

Ваш баннер на этом месте