HR-Journal.ru :: Кайдзен для офисного персонала, или Как организация рабочего места влияет на развитие компании

Логин:

Пароль:

Регистрация
Забыли пароль?

Кайдзен для офисного персонала, или Как организация рабочего места влияет на развитие компании

© 07.04.2019
Евгений Алешин

Философия Кайдзен связана, в первую очередь, с производством. Улучшение состояния рабочих мест прямо влияет на производственные процессы. Но можно ли использовать этот подход в офисе? Оказывается, да!

От автора

Алешин Евгений Сергеевич, замдиректора по развитию ООО «НПО Промет» :

Заниматься развитием бизнеса — это развивать в первую очередь себя, все время находиться в поисках нового опыта и принимать вызовы.

Хороший руководитель — в первую очередь первоклассный педагог, а хороший педагог это тот, кто учится ежедневно, в том числе — у своих учеников.

Полезный опыт — он везде: в переговорах, созерцании уток на пруду, в городской пробке, важно научиться видеть его не только в книгах о бизнесе и модных тренингах, уметь вычленять полезное из будней и сохранять «детский взгляд» на привычные вещи.

Как мы к этому пришли

Философия Кайдзен подразумевает, что даже когда кажется, что рабочий процесс отлажен, всегда есть место улучшению. Принципы Кайдзен начали внедряться в нашей компании более 10 лет назад по инициативе генерального директора. Тогда это было необычно, и честно говоря, сотрудники встречали эти нововведения без энтузиазма. Многое было непонятно, и менеджмент компании отнесся к процессу с недоверием.

Однако спустя 3-4 года, после начала работы, успехи Кайдзена стали очевидными. Настолько, что никто назад возвращаться не хочет. Это не означает, что нет споров о том, применима ли та или иная практика. Но, тем не менее, в определенных направлениях удалось добиться видимых успехов.

Тут стоит отметить, что есть два вида Кайдзен — прорывной и каждодневный. Прорывной (или проектный) Кайдзен — это когда по определенной схеме, циклами, раз в полгода проводятся мероприятия, которые помогают получить видимые улучшения. Например, в изменении процессов, в изменении оборудования, людей. Каждодневный — это когда люди каждый день на своих рабочих местах занимаются небольшими улучшениями.

Первые изменения коснулись производства. В Кайдзен есть понятие «Гемба» — рабочее место. Это может быть как завод, так и склад, офис. Это то, где люди создают ценности, за которые клиенты платят.

Многим сейчас знаком один из основных принципов Кайдзен — «5S» (аккуратность, порядок, чистота, стандартизирование, дисциплина). При внедрении на производство, это выглядело примерно следующим образом: директор завода, весь топ-менеджмент надевали рукавицы, рабочую форму и вместе с рабочими разгребали выбранный участок. Отмывали оборудование, убирали лишнее. Затем оценивали, что показывают приборы, и что операторы понимают, глядя на эти приборы, улучшали приборы. Доведя рабочее место до идеального состояния — описали его в стандарте, сфотографировали. И участок преображался. Это вселило в людей веру, что можно взяться и буквально на Гембе начать все менять. И получалось все в соответствии со здравым смыслом: скорость работы увеличивается, снижается влияние человеческого фактора, работать на участке удобно.

Увидев, как улучшились показатели на производстве, мы приняли решение использовать подход в отделах продаж. Но если на производстве с процессом поиска мест для улучшений и реализацией мы отлично разобрались, то для того, чтобы понять, как действовать в случае с офисной работой, пришлось пройти несколько подготовительных этапов.

Исследование проблемы

Начинали мы с исследования. Кайдзен в этом плане дает нам много отличных инструментов. Задача ставилась глобальная — понять, что мешает продавцам работать лучше?

Для того чтобы понять где у наших продавцов компании проблемы, мы решили воспользоваться инструментом «Контрольный лист».

На протяжении месяца менеджеры фиксировали все временные потери, которые не относились к прямым обязанностям. Тут важный момент — необходимо доверять продавцам, когда используете «Контрольные листки». У нас принцип доверия к клиентам и сотрудникам закреплен в кодексе компании. Кроме того, мотивация менеджеров напрямую ориентирована на прибыль. Ежедневно сотрудники регистрировали действия, которые отнимают время и не приносят прибыли.

Результат исследования удивил. Вы когда-нибудь думали, сколько времени ваши сотрудники тратят на поход к принтеру в другой конец офиса? А отсутствие мелкой канцелярии может повлиять на продажи? Мы тоже об этом не думали, поэтому и удивились. Конечно, анализ «Контрольных листков» выявил куда более существенные проблемы, чем ошибки в организации рабочего места сотрудников, но обнаружение и исправление, так скажем «бытовых проблем» значительно упростило работу специалистам.

Есть побочные процессы, которые отнимают, ну максимум 5 минут в день — в масштабах дня это несущественно, а за год набегает около двух рабочих дней, в течение которых ваши сотрудники вынуждены решать несущественные вопросы, осложняющие их работу, вместо того, чтобы уделить их клиенту.

Вот пример абсолютно бытовой проблемы, решение которой почти ничего не стоило компании.

Стандарт расположения пультов от техники в переговорных комнатах: пульты не теряются, они подписаны и сфотографированы — понятно от чего каждый.

Таких мелочей, которые не замечаются и относятся к категории «так исторически сложилось» на практике оказывается очень много. Но вычленить их среди процессов практически невозможно, пока не займешься этим осознанно.

Визуализация рабочих процессов

На данный момент самым эффектным решением в рамках Кайдзен, на мой взгляд, стала доска визуализации.

Руководители и сотрудники тратят очень много времени на подготовку и проверку отчетов. Без них никуда, но эта работа требует времени, которое можно перераспределить на работу с клиентом.

Визуализация на доске Кайдзен заменяет большую часть отчётов и наглядно показывает, какие есть проблемы в отделе, где нужна помощь, текущие задачи каждого сотрудника. На доске нет ничего ненужного, вся информация, которая там есть, размещена кем‑то, для чего‑то и для кого‑то.

Доски висят в каждом подразделении, на них в виде графиков представлены ключевые показатели отдела. В отделе продаж это, например, объем продаж, объем отгрузок и дебиторская задолженность, сумма сделок. Любой руководитель или работник может видеть, какие задачи стоят перед отделом, планы и текущие показатели. Я, как руководитель, больше не трачу время на чтение многостраничных отчетов, а сразу вижу реальное положение дел, проблемные зоны и где нужна моя помощь. Мои сотрудники больше не тратят время на написание и актуализацию отчетов «в стол», уделяют больше времени клиентам. Бюджет такого решения — цена пробковой доски, экономия времени — колоссальная.

Кайдзен — непрерывный процесс, всегда можно найти, что улучшить. Наша работа продолжается и мы видим в этом смысл, потому что на практике это помогает сотрудникам, их комфортной работе, способствует тому, чтобы они могли больше времени отдавать клиенту, и в конечном итоге, даже небольшие улучшения способствуют росту компании.

Обсуждение статьи

Читайте нас в Фейсбуке и ВКонтакте. Самая быстрая HR-рассылка


условия копирования

Комментарии

Ваш баннер на этом месте
HR-АФИША