HR-Journal.ru :: Продайте HR-предложение: как получить поддержку руководства. Ч.2
закрыть Х
Мы в соцсетях

Во всех наших группах мы делимся интересными постами, шутим и раздаём прочие вкусности ;)

Добро пожаловать!!!

Логин:

Пароль:

Регистрация
Забыли пароль?

Продайте HR-предложение: как получить поддержку руководства. Ч.2

© 05.06.2006
Пеги Стюарт (Peggy Stuart), www.workforce.com, перевод - Елена Калинская, HR-Journal.ru

Директора становятся более открытыми к мягким методам воздействия в HR

Хотя, безусловно, важно обращать внимание на практические результаты HR-программ, директора становятся все более открытыми к мягким методам воздействия – тим-билдингу, мотивации и так далее. «Ирония в том, что руководители стали уделять больше внимания мягким методам воздействия из-за новых организационных парадигм, таких как плоская организационная структура и продуктивность», — отмечает Харрисон. Он добавляет, что проблемам человеческих ресурсов стали уделять больше внимания, потому что теперь в плоской организации людям, работавшим на разных уровнях, отделявших их друг от друга, приходиться, так или иначе, взаимодействовать. Сейчас сотрудники компании, по сравнению с прошлым, более тесно работают вместе.

«Современные руководители, нравится им это или нет, вынуждены прислушиваться к HR-инициативам, которые могли быть восприняты еще раньше. Реальность динамична, и в независимости от ситуации она требует HR-инициатив для улучшения функционирования, это все равно, что смазать колеса новой организационной парадигмы», — говорит Харрисон. Директора знают об этом и сильнее, чем несколько лет назад, хотят в них инвестировать.

Например, компания Харрисона периодически организует полное медицинское обследование своих сотрудников. «С таким предложением несколько лет назад пришел один из специалистов по HR», — говорит он. Программа очень дорогостоящая – она охватывает всех, начиная от председателя и заканчивая офисным курьером. «Мы никогда не видели результатов – всё конфиденциально – но в быстро развивающейся бизнес-среде, с нашими стрессами, волнениями, динамизмом отрасли и удлиненным рабочим днем, очень важно помнить, что люди могут обманывать сами себя. Мы обеспечиваем проверку физического состояния, и можем убрать стоимость как фактор», — объясняет он.

Харрисон говорит, что даже без разных подтверждающих данных, он более чем уверен, что доллары, потраченные на эту программу, приносят пользу. «Мы тратим тысячи долларов, но я буду отстаивать программу до конца», — утверждает он.

«HR – вторая самая важная функция нашей организации. Важнее только я», — говорит ДеМария. «Но тогда, наверное, это просто мое эго. Наверное, все-таки HR важнее», — допускает он.

«Постоянное улучшение HR-программ прибавляет доверие к самой компании, это приносит прибыль, что и удерживает нас в бизнесе», — говорит ДеМария. HR должен предвидеть, чтобы помогать бизнесу зарабатывать деньги.

Будьте подготовлены

По мнению Шеймли, ко времени презентации, вы должны заложить фундамент настолько основательно, чтобы для всех, кого программа касается, она не стала бы сюрпризом. Чтобы сделать это, вы должны ознакомить директора с концепцией задолго до самой презентации.

«Время помогает вырастить идею проекта в подсознании директора, которая может развиться до того, что во время изложения становится его или ее собственной идеей», — намекает Шеймли. Используйте то, что вы знаете о человеке, чтобы подобрать слова и первичную информацию об идее.

ДеМария допускает, что этот подход хорошо работает с Шеймли. «Сначала он дает мне общее представление: обозначает проблему и объясняет, что должно быть сделано шаг за шагом. Затем добавляет квантификаторы – стоимость, время и так далее. Через четыре дня он еще что-нибудь прибавляет. Если он попытается выложить всю программу сразу, он проиграл. Это также как, если бы вы ели слона», — объясняет он: «по одному кусочку за раз».

«Как HR-профессионал, я всегда начинаю любой проект с попытки создать на белом листе бумаге общее представление о нем, которое бы описывало задачи программы и используемые приемы», – говорит Харрис. «Я все четко прописываю: результаты, ресурсы и издержки на осуществление проекта. Это должен быть хорошо продуманный документ, в котором отражается вклад всех участников программы», — говорит Харрис. Он продолжает, поясняя, что все имеющие отношение к проекту факты и данные тщательно рассматриваются на листе бумаги.

Официальный документ должен включать описание:

  • Задач

  • Используемых приемов

  • Ожидаемых результатов

  • Необходимых ресурсов

  • Стоимости мероприятия.

«У HR-сотрудника должно быть четкое описание того, что он или она хочет сделать. Это станет частью предложения», — говорит Спенсер. HR-отдел в U.S. Steel сделал это частью своей презентации программы CITE, что стало основой для привлечения интереса.

Хаггерти отмечает, что самые важные вопросы, которые он задает в процессе разработки HR-программы: 1) как компания оценивает проект; 2) каковы ощутимые выгоды для компании или стоимость выгод; и 3) насколько привлекательна программа для сотрудников. (Если не все получат выгоду, то настолько трудно будет осуществить программу?)

Однако не переусердствуйте. «Важно, чтобы ваше письменное предложение было простым и кратким настолько, насколько это возможно», — говорит Шеймли. «Чем меньше объем презентации вашей программы, тем лучше».

Подготовьтесь к вопросам. Помните, вопросы – это не атака; руководитель просто пытается что-то лучше понять. «Предугадайте, какие будут вопросы. В идеале, вы должны предугадать каждый вопрос, который может возникнуть у директора. В зависимости от человека, это может быть 30 или 100 вопросов. Вероятно, директор не захочет их все задать, но если вы тщательно разберете каждый из этих вопросов, то это будет ценным упражнением. Оно подготовит вас, потому что вы продумываете все до конца», — говорит Шеймли.

Вы собираетесь потратить деньги директора. Естественно, он захочет узнать, что же компания получит взамен. «Тщательно подготовьтесь. Постоянно помните, что если вашу программу утвердят, и она будет успешной, ваш телефон начнет разрываться от звонков. Вас будут воспринимать как человека, который может решить проблемы руководителя», — говорит Джонсон.

То есть, вы должны собрать всю информацию, относящуюся к делу, которую сможете получить, включая то, что делают другие компании. «Исходя из моего опыты, директора и старший управленческий персонал очень внимательны ко всему, что делают другие. Конечно, компания должна быть лидером, а не идти за всеми, но HR-специалист должен знать, что делают остальные и фактически передавать это директору», — говорит Поттс.

Хаггерти считает, что описание реализованной в другой компании программы имеет такой же эффект, как если бы вы привели консультанта. «Когда вы делаете презентацию, практически всегда кто-нибудь начинает ее оспаривать, но приведите консультанта и все будут его слушать», — говорит он. Эффект будет сильнее, если вы покажете, что таким способом МакДонелл Дуглас или другая компания решают проблему и получают такие-то результаты. «Вы должны просить, заимствовать и бесстыдно красть, чтобы потом объединить лучшие идеи».

Будьте готовы к преодолению отказа. «В вашем проекте не должно быть существенных угроз. Но если все-таки они есть, то страхи должны быть уменьшены настолько, чтобы человек смог понять каковы выгоды – какой будет польза для сотрудников и организации. Далее должно быть рассмотрено влияние затрат в краткосрочном и долгосрочном периодах», — поясняет Шеймли. «Если есть какие-то проблемы, менеджмент должен знать о них».

Заручитесь поддержкой нужных людей

Чем у большего количества нижестоящих после босса людей вы сможете заручиться поддержкой, тем легче будет получить одобрение руководителя. «Чем больше вы тратите времени, чтобы получить согласие, поддержку и так далее, тем лучше», — говорит Джонсон. Он рекомендует попытаться выявить тех людей, которые могут доставить вам неприятности и заручиться их поддержкой. «Пусть они первыми оценят программу. Если будут какие-то проблемы, вы поймете».

Вы должны выяснить, кто входит в узкий круг доверенных лиц директора. В идеале, когда вы представляете свою программу, союзники директора будут комментировать ее. Харрис подготавливает сторонников заранее, чтобы они рассказали о предложении, его выгодах и своевременности.

«В процессе реструктуризации компаний на стратегические бизнес единицы, подразделение менеджеров получает все большее влияние на принятие программы», — говорит Хаггерти. «HR вынужден тратить время на создание доверия у глав отделов».

Если вы сможете заручиться поддержкой программы у уважаемых членов топ-менеджмента, это упростит ее продвижение. «Я ищу поручителя для каждого своего проекта», — объясняет Спенсер. «Я пытаюсь найти такого человека, который поможет мне планировать и двигаться вперед, а потом продать идею. Такого человека – финансового директора или другого члена топ-менеджмента – важно сделать частью процесса. Таким образом, если я промахнулся, то пойму это задолго до презентации проекта», говорит он. Вклад топ-менеджмента позволит вам узнать, идете ли вы по верной тропинке до того, как вы покажете свою программу директору.

Пока вы думаете, как получить поддержку для вашего плана, постоянно помните, что вы должны будете продать программу другим заинтересованным лицам, после того, как ее купит директор. Не забудьте о линейных менеджерах и менеджерах подразделений. Пришло самое время заложить основу успеха программы.

Сделайте хорошую презентацию

Поттс советует после завершения всех приготовлений отправить директору служебную записку с анализом и фактической информацией. «По моему опыту, старшие должностные лица быстро рассматривают записки и отчеты от ведущих специалистов, обычно в течение суток», — говорит он. В записке вы должны попросить о встрече, чтобы обсудить проблему. «Суть в том, чтобы попытаться назначить встречу только для обсуждения, не для немедленно решения. Руководитель вовлекается в более значительный, содержательный диалог без давления, вынуждающего сказать да или нет», — говорит он.

ДеМария как директор высоко ценит такой подход. Он говорит: «Мне нравятся презентации, растянутые во времени, это дает время на обдумывание всех вопросов, то есть не нужно давать ответ ровно к 11 часам. Ошибочно принимать быстрое решение насчет радикальных изменений без времени на обдумывание их. Это травматично для сотрудников – и меня».

Помните, что пока вы изучаете директора, вы должны узнать, какая атмосфера для презентации программы подходит лучше всего. Попытайтесь назначить вашу встречу в самое лучшее время и в самом лучшем месте. Если вы можете назначить ваше собственное время, то назначьте на то время, когда директор наиболее восприимчив. Если в назначенный день презентации, случайно столкнувшись с руководителем, вы увидите, что он или она кажутся подавленными, возможно, лучше всего будет перенести встречу, советует Данн. (И улучшить вашу технику продаж! Ведь часть презентации – это продажа.)

Сократите презентацию

Когда вы обдумываете, как будете вести презентацию, помните, что у топ-менеджмента всегда мало времени. «В действительности директора тратят большую часть своего времени, слушая презентации или беседуя о продажах в той или иной форме. Тот, кто представляет программу, должен сохранять видение перспективы», — объясняет Данн. «Для вас программа может оказаться самой большой сделкой на этой неделе, но для директора, это 50-тая огромная сделка на неделе. В реальности время директора ценнее, чем чье-либо в организации», — говорит он и убедительно советует не стараться быть забавным.

Поттс обращает внимание, что опрос директоров по HR показал, что конкуренция за время руководителя компании стала самым большим препятствием на пути привлечения внимание к проблеме. Для уменьшения необходимого времени на понимание, используйте визуальные и конкретные примеры.

Не бросайтесь на директора во всеоружии – это может и не понадобиться, но потратит ценное время. «Недоговаривайте. Если директор вас прервет, вы проиграли. Не стоит строить космический корабль, если понадобится только маленькая повозка», — говорит Данн.

Одновременно, ваш проект должен быть основательным. Директору, чтобы принять решение, нужен хорошо обоснованный проект, включающий страховой отчет, анализ и тщательно продуманные рекомендации. По мнению Харриса, если вам не удастся этого сделать, то ваше руководство может не захотеть его быстро реализовать или вообще не захочет им заниматься. Однажды такая ошибка стоила ему программы. «Пятнадцать лет назад, мы хотели, чтобы тренинговый центр оставался открытым даже в трудные времена на заводе. Расчет затрат и выгод подтвердил бы правильность этого предложения», — говорит он.

Презентация должна подкреплять выгоды программы, это привлечет внимание директора или президента и даст импульс двигаться дальше. У вас обязательно должен быть дубликат проекта, если он потребуется директору. Некоторым руководителям он не нужен, другие дословно проверяют вас, чтобы понять, насколько вы хорошо владеете темой. «Если они понимают, что вы ей не владеете, они разорвут программу на кусочки. Но как только они увидят, что вы сделали «домашнее задание» и осветили основы, они, если это хорошая программа, ее утвердят», — говорит Шеймли.

«Одна из крайностей, в которую впадают HR-сотрудники – говорить, используя HR-термины, а не бизнес-термины», — отмечает Спенсер. Попытайтесь говорить как бизнесмен. Спенсер рекомендует использовать бизнес-термины и помнить об образовании директора.

Например, программа CITE стоила U.S.Steel $2 миллиона. «Вы должны показывать бюджет каждой программы или проекта, всякий раз, когда вы пытаетесь продать что-то, в особенности, если оно потребует денежных расходов», — говорит Харрис.

«В Клеиртоне улучшилась продуктивность», — говорит Спенсер. Такой тип выгод может быть оценен, как сокращение расходов на повестки в суд. Однако, возможны и другие воздействия, которые не могут быть измерены так же легко. Программа CITE была признана правительственными органами. Заставить сообщество равняться на предприятие, вместо того, чтобы воспринимать его как ужасного загрязнителя – это явная выгода программы, которую трудно оценить в долларовом эквиваленте. Практический результат – это: Каков бюджет? Сколько это будет стоить? «Покажите, если можете, возврат инвестиций», — говорит Харрис.

«Скажите, какую пользу принесет программа, как сотрудникам, так и самой компании», — говорит Шеймли. «Попытайтесь показать немедленный и долгосрочный эффекты. Определите любые потенциальные проблемы и проблемы в краткосрочном периоде, о которых должен знать менеджмент, так чтобы они могли определить, что понадобится сделать», — говорит он.

Иногда бывает несколько жизнеспособных альтернативных решений проблемы – обычно довольно похожих, но с некоторыми различиями. Приходите с подготовленными альтернативами вашей программы. Презентуйте ту, которая, по вашему мнению, будет наиболее эффективной, и держите наготове несколько из них, чтобы был выбор. «Это придает определенную свободу директору во время принятия решения», — обращает внимание Поттс.

Не забывайте, что коммуникация должна быть двухсторонней. Одна из частей коммуникации – это слушать. Уделяйте внимание всему, что скажет директор во время презентации, так же как и любой невербальной коммуникации. Спросите себя, что он имеет в виду; не только принимайте очевидное. Задавайте вопросы, чтобы прояснить непонятные моменты. Во время презентации, вы сможете получить более ясную картину о том, каковы ключевые вопросы директора – что он или она считают важным – и потом выстроить свое предложение или рекомендации вокруг этого, корректируя по ходу вашего выступления. Это означает быть подготовленным и иметь множество запасных материалов. «В зависимости от того, чего потенциально касается программа, может быть огромное количество дополнительных документов, которые усиливают поддержку», — говорит Шеймли.

«Знать, как общаться с высшим руководством – это интуитивное умение, которым не каждый обладает», — говорит Данн. «Так или иначе, от этого зависит, достигните ли вы цели».

У вас могут быть самые лучшие идеи в мире, но если вы не знаете, как их эффективно сообщить, то только немногие из этих идей станут реальностью. «Эффективная коммуникация – вот что различает выдающееся и посредственное выступление – и увеличивает ваше умение влиять на директора», — говорит Потт.

Во время презентации ваша главная цель – чтобы ваша идея стала идеей директора. (Вы заложили фундамент этого ранее.) «Если имя руководителя включено в программу, тем лучше», — говорит Шеймли. Это обеспечит поддержку не только директора, но также и сотрудников. Все, что появляется с подписью босса, воспринимается серьезно.

Не сдавайтесь

Если ваша программа была отклонена, несмотря на ее достоинства и ваши старания, не сдавайтесь. Возможно, что еще не пришло время. Продолжайте собирать всю доступную информацию, чтобы вы были подготовлены на случай изменений, когда она может снова понадобиться.

Но если вы чувствуете, что программа необходима, и что ваш директор отклонил ее из-за своей близорукости, то: «Вам нужно либо ждать, пока руководитель не уйдет на пенсию, либо самому уйти из компании и пойти в другое место», — говорит Шеймли.

Есть компании, в которых вам не позволят делать то, что вы хотите, не важно насколько вы хороши, отмечает Джонсон. «Вы можете потратить время, пытаясь сменить место, но культура изменяется боссом, не HR. HR-специалист может быть сильным лидером и прекрасным сотрудником, но если босс не хочет что-то делать, то ничего не будет меняться», — добавляет он.

С другой стороны, если вы смогли получить одобрение руководителя – это только начало. «Самая сложная часть – убедиться, что работники понимают значение программы – потому что тогда они знают, какое это будет иметь для них значение», — говорит Шеймли.

Шеймли доказал свою ценность в Keeler Brass. ДеМария сравнивает его с ведущим игроком. «У нас не получается часто общаться. Я больше трачу время на продажи, разработку и управление производством. Они отнимают время. Но если у него есть что сказать, он преодолевает все препятствия, чтобы увидеть меня. Если ему нужно поговорить со мной наедине, я прошу всех выйти. Я знаю, что когда он приходит, напирая, это должно быть важно», — говорит он. Это и есть наступательные действия.

условия копирования

Дорогой HR-Journal, потрудись сообщать мне о новых статьях ;)

Комментарии

Новые обсуждения

03.12 00:59 publicmd
Подарок шефу на Новый Год (7)

30.11 20:52 Raket
Анкета при приеме на работу (1)

30.11 18:49 EKG1987
Помощь новичку (0)

28.11 17:46 Степан
помощь новичку (7)

Все

Комментарии

Ваш баннер на этом месте