HR-Journal.ru :: HR-аудит. Ч.2
закрыть Х
Мы в соцсетях

Во всех наших группах мы делимся интересными постами, шутим и раздаём прочие вкусности ;)

Добро пожаловать!!!

Логин:

Пароль:

Регистрация
Забыли пароль?

HR-аудит. Ч.2

© 20.03.2006
По материалам сайта www.workforce.com, перевод - Елена Калинская, HR-Journal.ru

III. Вопросник: Наем и Отбор Персонала

Вопросник предназначен для исследования процессов найма, отбора и назначения на должность высокопрофессиональных сотрудников для удовлетворения потребности организации в персонале.

  1. Есть ли в организации политика, устанавливающая принципы в области найма и отбора персонала?

    А) Включает ли политика процедуры, показывающие менеджерам как вести себя в процессе найма и отбора персонала и к кому обратиться за помощью?

  2. Одно ли должностное лицо в организации ответственно за наблюдение и координирование процесса найма и назначения на должность?

    НАЙМ

  3. Существует ли на местах формальный процесс определения вакансий?

  4. Кратко опишите процесс, начиная с определения потребности до окончательного утверждения на должность.

  5. Практикуется ли упреждающий наем по запланированной методике (то есть, намеченному плану найма сотрудников), а также быстрый наем для немедленного закрытия новых вакансий?

    А) Связан ли процесс найма с кадровым планированием (планируемой потребностью в рабочей силе)?

  6. Изучаются ли особенности работы для каждой должности?

    А) Сопровождается ли анализ работы утверждением договора о личном найме?

    Б) Четко ли анализ содержания работы определяет ключевые задачи и обязанности данной должности?

    В) Четко ли анализ особенностей работы определяет необходимые «исполнительские» навыки (то есть, квалификация, умения, знания, образование и опыт)?

    Г) Четко ли анализ особенностей работы определяет необходимые «социальные» навыки (например, лидерство, находчивость, умение ладить с людьми, общение и положительный настрой)?

  7. Рассматриваются ли внутренние кандидаты на все или некоторые вакансии до того, как начнется наем внешних соискателей?

    А) Если разрешено, чтобы некоторые должности занимали внутренние кандидаты, как это решается?

  8. Есть ли формальная процедура объявления вакансии на место?

    А) Если есть, содержит ли объявление о найме задачи и требования к работе, приводимые в анализе особенностей работы (см. №6 выше)?

  9. Формулируется ли стратегия найма (способы получения квалифицированных соискателей) до начала процесса активного найма?

    А) Кто принимает участие в разработке стратегии?

    Б) Включает ли такая стратегия компенсационную дискриминацию и потребности разных меньшинств?

  10. Какие источники найма использует ваша организация, и для каких должностей:

    Газеты?

    Профессиональные журналы/периодика?

    Вербовка студентов?

    Специальные рекрутинговые события (например, ярмарки вакансий и выставки)?

    Кадровые агентства (например, государственное бюро найма и агентства по обучению персонала)?

    «Квази-поисковые» методы (например, почасовая ставка для найма специалистов как способ определения потенциальных кандидатов или обращение к специалистам по поиску кандидатов)?

    Рекомендация сотрудников?

    Внутренняя компьютеризированная база данных соискателей?

    Профессиональные объединения (например, ассоциации)?

    Наем по методу «прямая почта»?

    Личная сеть (например, местные участники рынка, потребители, поставщики, фирмы по трудоустройству уволенных или изучение отрасли)?

    Если так, пожалуйста, приведите примеры:

  11. Оценивает ли ваша организация стоимость и эффективность таких рекрутинговых источников?

  12. Кому сообщаются эти показатели эффективности и расходов на наем?

    ОТБОР

  13. Занимается ли первоначальным рассмотрением всех кандидатов только HR-отдел?

  14. Проводятся ли телефонные интервью, телеконференции или видео просмотры до личных собеседований?

  15. Сколько обычно кандидатов проходит собеседование до закрытия вакансии, и какого уровня?

  16. Кто принимает участие в собеседовании, и с какими промежутками?

    А) Сколько обычно человек вовлечено в процесс собеседования?

    Б) Практикуются ли групповые собеседования?

    В) Кто принимает окончательное решение о найме сотрудника?

  17. Обучены ли менеджеры по найму методам объективного отбора (например, техникам интервьюирования, вопросам относительно должности и юридическим выводам)?

  18. Ведется ли проверка рекомендаций всех кандидатов?

    А) Кто занимается проверкой рекомендаций?

  19. Применяются ли в процессе отбора тесты или профили личности?

    Б) Обоснованы ли они профессионально?

  20. Проводится ли тест на наркотики как условие найма для всех новичков?

  21. Сверяет ли организация количество вакансий и прогнозируемой потребности в работниках с возможностями HR-отдела по найму и отбору?

    А) Определяются ли пики и спады циклов найма?

  22. Проверяет и оценивает ли организация какие-либо из следующих альтернатив удовлетворения потребности в рабочей силе:

    А) Проектный или контрактный аутсорсинг?

    Б) Временное назначение на должность?

    В) Внутренний фонд для временного назначения на должность?

    Г) Частичная занятость и разделение ставки?

  23. Объяснены ли в организационном бюджете все затраты на рабочую силу?

  24. Оцените по шкале от 1 до 7 (семь – самая высокая оценка, четыре – соответствует требованиям), как вы думаете, как бы HR-команда оценила эффективность процессов найма и отбора?

  25. Оцените по той же семибальной шкале, как вы думаете, как бы другие отделы оценили эффективность процессов найма и отбора?

Пояснение к вопроснику: наем и отбор

Назначение вопросника о найме и отборе – своевременное удовлетворение важной кадровой потребности в специалистах.

Вопросы с третьего по двенадцатый оценивают, как компания привлекает соискателей на рабочее место. Вопрос десять затрагивает поиск кандидатов. Анализ затрат и выгод всех источников найма (вопросы 11 и 12) подскажет, где лучше сосредоточить вашу рекрутинговую деятельность и финансовые ресурсы.

Вопросы о процессе отбора (с 13 по 20) скорее важны для правительственных учреждений и подрядных организаций из-за слишком регламентированных критериев отбора и компенсационной дискриминации. Безотносительно к результатам, нехватка финансовых ресурсов и региональные предпочтения также ограничивают государственных специалистов по кадрам самыми дешевыми источниками.

Менеджер становится успешным, если умеет, позитивно влияя на процесс, нанимать самых талантливых сотрудников. Основные элементы, помогающие менеджерам принимать правильные рекрутинговые решения, – профессиональные HR-рекомендации, управление и обучение эффективному проведению собеседований и отбора. Также необходимо, чтобы критерии отбора были одинаковы для всех соискателей.

Компании, стараясь сократить как количество служащих, так и постоянные трудовые издержки, приходят к менее затратным способам удовлетворения потребности в рабочей силе. Это включает аутсорсинг и временных работников, вследствие чего издержки становятся переменными. Вот почему сегодня Manpower, Inc. стала самым крупным работодателем в США. Если ваша организация использует такие же методы, вы должны знать о возможных долгосрочных качественных проблемах, источником которых могут стать уменьшение обязательств и отсутствие чувства гордости за компанию.

IV. Вопросник: Оплата Труда

Система оценки и оплаты труда сотрудников, обеспечивающая их привлечение, удержание и мотивирование на достижение организационных целей.

  1. Разработана ли политика, четко определяющая отношение организации к оплате труда сотрудников?

    А) Связана ли такая политика с организационными принципами управления оплатой труда сотрудников, и подкрепляет ли она ценности организации?

    Б) Все ли сотрудники знают о принципах оплаты труда в организации?

    А) Полностью ли эти принципы поддерживаются и контролируются руководством?

  2. Включает ли политика в области оплаты труда методику, показывающую менеджерам как реализовывать систему оплаты труда?

  3. Одно ли должностное лицо в организации ответственно за наблюдение и координирование всего, что относится к оплате труда (разряд, основная ставка, должностная инструкция, управление заработной платой, оценка результатов деятельности, и соответствие всем постановлениям правительства об оплате труда, включая справедливые условия труда, запрещение дискриминации по возрасту, оплата сверхурочных работ и равные возможности трудоустройства)?

  4. В курсе ли организация всех изменений в региональной оплате труда за сопоставимые должностные обязанности?

    А) Оплате труда за сопоставимые должностные обязанности (ненормированный рабочий день) в целом по стране?

    Б) Оплате труда за сопоставимые должностные обязанности (ненормированный рабочий день) по всей отрасли?

    В) Как часто проводится анализ рынка?

  5. Согласуется ли ваш план выплат с принципами оплаты труда в организации?

    А) Широк ли диапазон окладов настолько, чтобы не провоцировать их вертикального роста?

    Б) Достаточно ли широк диапазон окладов для поощрения дополнительных знаний, навыков, умений, обязанностей и стимулирования горизонтального карьерного роста, есть ли для этого методики?

    В) Четко ли интервалы между категориями определяют различие в должностях, устанавливаемых этими диапазонами окладов?

    Г) Различаются ли оклады настолько, что соблюдается условие: подчиненные не получают больше своего начальника, включая плату за сверхурочные работы?

  6. Систематизированы ли все работы при помощи последовательного анализа их содержания?

  7. Проверяется ли классификация всех работ на беспристрастное отношение к полу и принадлежности к меньшинствам?

    А) Все ли сопоставимые работы проверяются на возможные признаки несправедливого отношения к женщинам и меньшинствам?

  8. Есть ли в вашей организации система оценки результатов деятельности сотрудников?

    А) Устанавливает ли оценка результатов деятельности четкие задачи, ожидаемые результаты и критерии измерения эффективности, которые связаны с той или иной конкретной работой?

    Б) Обеспечивает ли оценка результатов деятельности объективную, диалоговую и поддающуюся интерпретации обратную связь по деятельности?

    В) Подкрепляют ли требуемые рабочие характеристики организационные и ведомственные задачи?

    Г) Обсуждаются ли эти рабочие характеристики и критерии измерения с человеком, которого оценивают?

    Д) Полностью и напрямую ли служащие контролируют результаты их оценки?

    Е) Отражает ли оценка результатов деятельности, как реальное поведение сотрудника, так и результаты?

    Ж) Включает ли оценка результатов деятельности расписанный план улучшения знаний и навыков сотрудников?

    З) Связан ли план выплат с премиями за показатели производительности?

    И) Проверяются ли показатели эффективности/регулирование выплат должностным лицом, стоящим выше оценивающего, перед обсуждением их с сотрудниками и реализацией?

  9. В вашей организации система оплаты по результатам (по заслугам)?

    А) Так запланировано или это инструмент регулирования выплат?

    Б) Выдающаяся работа достойна выдающейся премии?

  10. Предусмотрено ли в бюджете повышение оплаты труда во всей организации и четко ли сообщены принципы распределения?

    А) Четко ли определены пределы и ограничения (например, увеличение оплаты труда связано с показателями производительности)?

    Б) Проверяется ли руководством распределение оплаты среди отделов на логичность и объективность до увеличения выплат?

  11. Есть ли на местах и присущи ли другие виды премий, выплачиваемые за работу (распределение по результатам)?

    А) Премирование из прибыли, в основе которого прибыльность всей организации.

    Б) Специальное премирование за заслуги, например, бонусы за достижение нескольких итоговых критериев, включая вклад отдела в выполнение работы, значительный рост продуктивности, повышение продаж и прибыли, снижение себестоимости.

    В) Командная или групповая производительность, в основе которой командная деятельность, распределяемая членами команды.

    Г) Премирование из дохода, в основе которого частная деятельность.

    Д) Специальная система «плата за квалификацию», например, вознаграждение сотрудника за повышение его знаний, навыков, умений и/или обязанностей (позволяющая расширить распределение работ без изменения заданий).

  12. Есть ли у вашей организации возможности для создания стратегии в области оплаты труда, чтобы привлекать, удерживать и мотивировать сотрудников?

  13. Включены ли административные издержки на оплату труда в бюджет?

  14. Оцените по шкале от 1 до 7 (семь – самая высокая оценка, четыре – соответствует требованиям), как вы думаете, как бы HR-отдел оценил эффективность системы оплаты труда?

  15. Оцените по той же семибальной шкале, как вы думаете, как бы служащие и другие отделы оценили эффективность системы оплаты труда?

Пояснение к вопроснику: оплата труда

Для организации важно распространить четкий меморандум о принципах оплаты труда ее сотрудников. Принципы важны для обеспечения логичности и объективности премиальной системы. Когда оцениваете вопросы с первого по седьмой, вы должны помнить, что оплата труда, вероятно, самый объективный аспект HR-менеджмента.

Компенсационные методы могут помочь мотивировать на достижение организационных задач. По этой причине, эксперты по вознаграждению получают зарплату выше, чем другие HR-специалисты. А крупные консалтинговые фирмы специализируются в этой области, так как оплата труда влияет на практические результаты организации.

Если бы только одна оплата труда стимулировала производительность, то самыми прибыльными всегда были бы те компании, которые выплачивают своим служащим самое высокое жалование, но это не так. В действительности, тенденцией становится ликвидация высокооплачиваемых должностей. Программы по оплате труда должны мотивировать и вознаграждать сотрудников за достижение организационных задач.

Компаниям необходимо найти новые способы вознаграждения индивидуальной, командной и другой групповой производительности. Системы вознаграждений должны принимать во внимание кросс-функциональные и самоуправляемые рабочие команды, матричное управление, дополнительные рабочие обязанности и риск. Если организация хочет более сильной корреляции между оплатой труда и качественной работой, тогда необходимо признание эффективности команд. Эти проблемы поощрения сотрудников рассмотрены в вопросах с восьмого по 11.

V.Вопросник: Пособия Работникам

Программы, по которым сотрудники получают неденежные выплаты, обеспечивающие привлечение, удержание и мотивирование сотрудников организацией на достижение ее целей.

  1. Есть ли в организации четкая политика в области пособий работников?

  2. Одно ли должностное лицо в организации ответственно за справедливые и последовательно реализуемые программы пособий работникам и обеспечение соблюдения таких постановлений правительства, как пенсионное обеспечение наемных работников, пролонгация медицинского обеспечения на определенный период для уволившихся или уволенных работников и их иждивенцев, равные возможности трудоустройства, предоставление больничного и отпуска по семейным обстоятельствам?

  3. Широко ли распространены такие выгодные для работников системы пособий, как уход за ребенком, гибкий график работы, разделение работы, отпуск/больничный, обеспечение сокращения рабочего времени и альтернативный план медицинского обслуживания?

    ОГРАНИЧЕНИЕ ЗАТРАТ НА МЕДИЦИНСКОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ

  4. Есть ли на местах способы ограничения медицинских расходов, несмотря на то, что предлагается качественное медицинское обслуживание работников?

  5. Оцениваете ли вы время от времени удовлетворенность работников планом выплат пособий исходя из уровня обслуживания клиентов, управления страховыми требованиями, своевременности и точности?

  6. Если работник сильно недоволен или расходы неконтролируемые или невыгодные, предлагаете ли вы свой вариант плана выплаты пособий?

    А) Как частое такое происходит?

  7. Охватывает ли ваш обзор объема затрат на медицинское обслуживание следующее:

    A. Анализировали ли вы по способам ограничения расходов, включая предлагаемые услуги, понятность, качество обслуживания и стоимость, следующие альтернативные программы медицинского обслуживания?

    ОРГАНИЗАЦИЯ МЕДИЦИНСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ (ОМО): (Медицинская организация, предлагающая своим клиентам услуги медицинского страхования и групповое медицинское обслуживание в заранее определенных клиниках при условии внесения фиксированной предоплаты – прим. пер.)

    Сколько ОМО было зарегистрировано за последние три года. (Быстрое увеличение процента зарегистрированных может привести к худшему обслуживанию.)

    Аккредитована ли ОМО национальным комитетом по гарантии качества?

    Прилагались ли какие-либо условия к аккредитации?

    Каково представление общественности об этой ОМО (получала ли она плохие отзывы в прессе)?

    Нравится ли организациям, аналогичным вашей, сотрудничать с этой ОМО? (Попросите список клиентов и позвоните некоторым из них.)

    Каковы исключения или ограничения по таким процедурам, как трансплантация, медицинская реабилитация, психическим и нервным расстройствам?

    СИСТЕМА ПРЕДПОЧТИТЕЛЬНОГО ВЫБОРА (СПВ): (Система организации медицинской службы, при которой основной покупатель группового страхового полиса соглашается направлять своих служащих, имеющих данную страховку, в определенную сеть больниц, получая при этом скидку за массовость– прим. переводчика)

    Дополнительно ко всем вышеперечисленным вопросам для ОМО, каково соотношение сетевых расходов к несетевым?

    Признают ли сотрудники сетевых докторов?

    Б. Проверяет ли HR-отдел следующее:

    Внутрифирменные данные о заплаченных страховых премиях и рассмотренных жалобах?

    Собственное удержание таких резервов страховщиков, как скидки или оплата по выгодному курсу для сохранения фондов компании?

    Более выгодные соглашения перестрахования со страховщиками?

    Стимулирование работников сообщать об ошибках в медицинских счетах?

    Счета на расходы по медицинскому обслуживанию и изменение правил?

    Недублирование пособий вместо традиционного координирования пособий?

    Инициирование испытательного срока до того как начнется страховое покрытие медицинского обслуживания?

    В. Проверяет ли HR-отдел основные программы управления расходами, включая следующие:

    Увеличение нестрахуемого минимума, ответственности за совместное страхование или количества совместных платежей?

    Требование заключения другого эксперта для операции?

    Установление догоспитального обследования и засвидетельствование?

    Стационарное обследование?

    Основательное лечение хронических и дорогостоящих заболеваний?

    Тщательная проверка больничных счетов?

    Требование сведений о плане лечения работника от страховщиков и поставщиков медицинских услуг?

    Г. Проверяет ли HR-отдел программы по продвижению и обучению здоровому образу жизни?

    Д. Связывается ли HR-отдел с поставщиками медицинских услуг для проверки планируемых вариантов и мер по ограничению затрат?

  8. Постоянно ли подсчитываются и сравниваются пособия работников в организации с данными по стране, отрасли и региону?

  9. Анализируются ли причины отпусков и больничных, и расходы на них?

  10. Есть ли программы контроля расходов из-за прогулов?

  11. Есть ли программы ограничения злоупотреблений больничными?

  12. Анализируются ли расходы на пособия по безработице для снижения затрат?

  13. Проверяется ли система пенсионного обеспечения, и даются ли советы сотрудникам как выбрать взаимовыгодную позицию, которая сохранит деньги организации?

  14. Предлагает ли ваша организация сотрудникам консультации по пенсионным вопросам?

  15. Есть ли льготы для тех, у кого пенсионный возраст уже наступил?

  16. Должны ли учитываться изменения в долгосрочных выплатах пособий по нетрудоспособности?

  17. Регулярно ли ваша организация сообщает о предоставляемых ею пособиях, а так же подчеркивает ли вклад компании в пособия работников?

  18. Есть ли у вашей организации возможности предоставлять необходимые для работников пособия и реагировать на проблемы сдерживания затрат, влияющие на прибыльность?

  19. Оцените по шкале от 1 до 7 (семь – самая высокая оценка, четыре – соответствует требованиям), как вы думаете, как бы HR-отдел оценил эффективность программ пособий работникам?

  20. Оцените по той же семибальной шкале, как бы другие отделы и служащие оценили эффективность программ пособий работникам?

Пояснение к вопроснику: пособия работникам

Пособия работникам необходимы для привлечения и удержания высокопрофессиональных сотрудников. Однако только некоторые организации могут найти новые способы ограничения расходов и использовать пособия как стимул для улучшения результативности работника.

В вопросах с четвертого по седьмой рассматривается ограничение затрат на медицинское обслуживание. Если организация хочет конвертировать высокие расходы в растущие прибыли, то на регулярной основе должно проводиться обсуждение условий страхования, тщательное отслеживание административного контроля и анализ затрат и результатов. Все это должно сопровождаться ежегодным обзором поставщиков, в особенности медицинского обслуживания, на него приходится больше всего расходов. Тем не менее, ремаркетинг программ пособий должен проводиться не чаще трех-пяти раз в год, за исключением случаев, когда есть опасения относительно расценок, услуг или их общедоступности. Более частый ремаркетинг плана выплат пособий подорвет доверие к работодателю, так как может показаться, что он равнодушен к долгосрочным отношениям.

В вопросе семь уделите особое внимание программам по управлению расходами. Потратив много времени на эти детали, вы получите в результате лучший процесс управления страховыми требованиями. В вопросе 7В нужно ответить на следующие подвопросы:

  1. Как распределяются расходы между работниками, работодателем и другими плательщиками?

  2. Какие были использованы виды услуг: госпитальные (стационарное, амбулаторное лечение, реанимация), врачебные услуги (стационарные, амбулаторные), лаборатория, рентген, медицинское оборудование длительного пользования, питание, хирургический центр и т.д.. Любая категория, обозначенная в отчете как «другое», должна рассматривать не более 5% от общего количества, иначе она требует детального объяснения.

  3. Какие были болезни у сотрудников? Должно быть, по крайней мере, 15 основных категорий диагноза, используемых в отчете.

  4. Какова демография сотрудников?

Вы имеете право на информацию такого рода. Контролируя, как применяется план медицинского обслуживания, есть возможность уменьшить расходы по страховым требованиям. Для получения отчетов в обоснованном формате может понадобиться обсуждение некоторых условий со страховщиками/администраторами.

Как работодатель вы должны стремиться повышать ваши стандарты деятельности, направляя ваши бизнес-стратегии на управление медицинским обслуживанием, так как в большинстве социальных пакетов значительную часть составляют расходы на медицинское обслуживание. По словам Дэвида В. Кемпкена (David W. Kempken), исполнительного директора по пособиям в корпорации «Крайслер», вы должны пересмотреть ваши стандарты формирования плана, ведения дел, коммуникаций и взаимоотношений с поставщиками в сторону «лучших практик».

Есть много литературы о таких несвязанных с медицинским обслуживанием пособиях работников, как отпуск, отгулы, пенсия, праздники и пособия по безработице, поэтому они не рассматривались. Вашей организации они сохранят совсем немного денег.

Пособия могут повысить продуктивность, если соответствуют стилю жизни и семейным требованиям разных и постоянно меняющихся сотрудников. Детские сады, гибкий график работы, возможность работать на дому, альтернативные условия отпуска, предложение оплаты наличными и другие соглашения о неденежных пособиях могут увеличить эффективность работника. Все еще сохраняется принцип: счастливый работник более эффективный работник. Кроме того, финансирование пособий, не отвечающих требованиям работников, неприбыльно и приводит к обратным результатам. Исследование Торговой палаты США (31 марта 1995 года) ссылается на полезные стандарты для сопоставлений расходов на пособия: общие расходы на пособия как процент от выплаченной служащему суммы в среднем по стране составляет 41.3%. Пособия по болезни составляют 11.1% от общей суммы.

условия копирования

Дорогой HR-Journal, потрудись сообщать мне о новых статьях ;)

Комментарии

Новые обсуждения

04.12 15:14 Лана72
Повестка в суд (0)

03.12 00:59 publicmd
Подарок шефу на Новый Год (7)

30.11 20:52 Raket
Анкета при приеме на работу (1)

30.11 18:49 EKG1987
Помощь новичку (0)

Все

Комментарии

Ваш баннер на этом месте