HR-Journal.ru :: Как ставить задачи, или Почему кофе холодный
закрыть Х
Мы в соцсетях

Во всех наших группах мы делимся интересными постами, шутим и раздаём прочие вкусности ;)

Добро пожаловать!!!

Логин:

Пароль:

Регистрация
Забыли пароль?

Как ставить задачи, или Почему кофе холодный

© 22.03.2017
Ольга Морозова

Пожалуй, редкий руководитель не вспоминает о SMART, когда ставит задачи. Но всё равно что-то идёт не так — и сотрудники с поручениями не справляются. Почему? И как это исправить? Объясняем на кофе для шефа.

Автор о себе

Ольга Морозова. С 2007 года обучаю персонал, сейчас — обучаю и оцениваю сотрудников мебельно-дверного холдинга.

По первому образованию я филолог, по второму — экономист. В моей работе удивительным образом переплетаются обе мои специальности: лингвистический анализ при подборе персонала — мой конёк.

Язык, речь, общение как основа взаимодействия всегда (иногда и самым неожиданным образом) оказываются лейтмотивом моих тренингов. Уверена, что не реклама, а общение — двигатель торговли, да и вообще бизнеса ;)

Моя страничка на Facebook.

Были в моей работе такие полтора года, когда я не получила от руководителя ни одной чётко поставленной задачи. Опустим, как реагировала на это я, подумаем о том, как реагируют «типичные» сотрудники, и почему именно так.

Сперва разберёмся в определениях.

Руководитель — тот, у кого есть подчинённые.

Типичный сотрудник — человек средних интеллектуальных способностей, который стремится прийти попозже, уйти пораньше, поработать поменьше, а получить побольше. Денег, разумеется.

Чёткая, конкретная задача — задача, которая сформулирована так, что не допускает разницы в понимании.

* * *

Итак, как реагирует типичный сотрудник на неконкретную задачу?

Варианта тут три:

  1. Если сотрудник хочет выслужиться, загладить вину или обратить на себя внимание руководителя ещё почему-то, он может попытаться угадать, чего именно хочет от него босс. Разумеется, в подавляющем большинстве случаев это ему не удаётся, но «он старался» — и босс не может этого не отметить, пусть и с досадой.

  2. Второй вариант — вообще ничего не делать, ведь это замечательно укладывается в его жизненный принцип «работа не волк, в лес не убежит». Тем более что есть отличная отговорка: «Я не понял». И это вполне объяснимо, ведь задания типа «пойди туда, не знаю куда, принеси то, не знаю что» успешно выполняют только сказочные герои, а ставят их исключительно тогда, когда хотят от этих самых героев отделаться. Конечно, типичные сотрудники те ещё сказочники, но далеко не сказочные герои.

    А если влетает и за то, что ничего не сделал, и за то, что сделал не так, зачем вообще что-то делать?!

  3. Ну а третий вариант поведения выбирают обычно наиболее разумные типичные сотрудники. Будучи уверенными, что они априори неправы в глазах руководителя, что бы ни предприняли, эти умники поворачивают задачу наиболее выгодной для себя стороной.

    Например, если нужно закупить офисные кресла, купят или очень дорогие, но удобные, или самые дешёвые, которые через пару месяцев развалятся — и их нужно будет менять. В первом случае сотрудник обеспечивает себе комфорт, во втором — например, откат.

И хотя руководителю проще обвинить сотрудника в нерадивости, чем признаться в собственной управленческой несостоятельности, но подумаем, в чём так уж неправ сотрудник?

Если человек получил нечёткие указания, то просто вынужден как-то их трактовать. Своя рубашка ближе к телу, так можно ли его винить за то, что трактовка в его пользу? Руководитель же сам ведёт себя очень похоже, так сказать, пример подаёт.

Что же получает руководитель, действуя столь непродуманно?

Либо совсем ничего, либо совсем не то. Если руководитель настойчив в таком подходе, нерадивый сотрудник, с корее всего, будет уволен. Примут нового, но ситуация не изменится, пока сам босс не изменит способы управления. Пока поговорка «Я начальник — ты дурак. Ты начальник — я дурак» не перестанет быть печальной иллюстрацией всего этого.

Как ставить задачи

А ведь грамотно (так, чтобы понимали и выполняли верно) ставить задачи совсем не сложно! Можно даже не запоминать, как расшифровывается SMART, и не пытаться, пыхтя и краснея, подвести под этот принцип каждую задачу. Достаточно придерживаться нехитрых правил.

Правило 1

Сначала руководитель должен сам понять, чего хочет от сотрудника.

Например, босс говорит: «Сходи за кофе!» Но что ему нужно? Чтобы сотрудник погулял где-то полчаса под благовидным предлогом? Банку растворимого кофе? Или большой стакан американо из ближайшего «Старбакса»?

А как может трактовать задачу сотрудник, который не прочь пофилонить пару часов?

Правило 2

Поняв, что ему нужно, руководитель должен выбрать наилучшего исполнителя для задания.

В нашем примере — кого послать в «Старбакс»: новичка, работающего первый день; личного секретаря или заместителя...

Правило 3

Далее руководитель обязан оценить, есть ли у сотрудника необходимые ресурсы. И это не только мелочь на кофе. Ресурсы — это и время, и знания сотрудника, и умение верно расставить приоритеты и даже готовность сделать то, что нужно для дела.

Если ресурсов у исполнителя недостаточно — дайте, подскажите где взять или поищите кого-то другого.

Правило 4

В зависимости от того, кто выбран исполнителем, есть ли у него ресурсы и какие, — грамотный руководитель выберет правильный способ донести информацию.

Новичку он подробно расскажет, какой кофе он хочет, как пройти к «Старбаксу», даст денег и объяснит, как поступить со сдачей. Может быть, даже скажет, сколько примерно этот поход займет времени. Личному помощнику можно просто сказать: «Как всегда», если он работает не первый день и уже сталкивался с подобной задачей.

Предупредительный заместитель может принести правильный кофе сам, безо всяких просьб. Он знает, что вчера вы до полуночи засиделись за отчётом, и кофе вам необходим.

А вот всем остальным хорошо бы объяснить, что кофе — не просто ваша блажь, а то, что сейчас крайне необходимо вам, а значит и компании, для эффективной работы.

Правило 5

Очень важно объяснить подчинённым цель и смысл раздаваемых поручений. На самом деле, заниматься бессмысленной работой не хочется никому, но не всякий может подойти к этому по-буддистски или решить для себя, что «строит храм».

Однажды трёх каменщиков спросили, что они делают.

Первый сердито буркнул: «Разве не видите, я обтёсываю камни». Другой тяжело выдохнул: «Я зарабатываю на жизнь себе и своей семье».

А третий радостно воскликнул: «Я строю будущее — величайший собор в мире! Он простоит тысячу лет!»

Правило 6

Расскажите о последствиях негативного и позитивного исхода. Чем серьёзнее задача, тем внимательнее нужно отнестись к этому вопросу.

Нелишне и дать сотруднику понять, что плохого случится, если вы не выпьете кофе «вот прям щас», а также как вы будете благодарны, если успеете выпить кофе ещё горячим.

Правило 7

Ещё до начала выполнения задачи нужно договориться с сотрудником о том, чего он не должен делать, а также очертить границы ответственности.

Например, если к кофе босс хочет булочку, имеет ли сотрудник право купить сосиску в тесте, если булочки закончились? Будет ли сотрудник отвечать за то, что купил несвежую булочку?

Правило 8

Крайне важное правило. Руководитель должен убедиться, что сотрудник понял его правильно! Самый простой способ — попросить пересказать задание. Можно задать вопросы о «недостающих» ресурсах и им подобные. Если сотрудник ошибается, у вас есть время его поправить или даже перепоручить задание.

Правило 9

Контроль и ещё раз контроль! Промежуточный, итоговый, плановый, внезапный, личный, косвенный. Выберите оптимальный для этого сотрудника и не затягивайте с обратной связью. Именно своевременная обратная связь позволяет подчинённому учиться на своих ошибках.

И ещё одно. Помните, что мотивированные сотрудники работают лучше других, а деньги — всего лишь стимул. Подбодрите человека, воодушевите его на трудовой подвиг.

А получив свой кофе, похвалите сотрудника за старание, даже если кофе он принёс спустя два часа и холодный — в следующий раз вы поставите задачу правильно!

Читайте нас в Фейсбуке и ВКонтакте. Самая быстрая HR-рассылка

условия копирования

Комментарии

Ваш баннер на этом месте