HR-Journal.ru :: Ульяна Селиванова: «Ориентационный семинар не просто полезен, а жизненно необходим…»
закрыть Х
Мы в соцсетях

Во всех наших группах мы делимся интересными постами, шутим и раздаём прочие вкусности ;)

Добро пожаловать!!!

Логин:

Пароль:

Регистрация
Забыли пароль?

Ульяна Селиванова: «Ориентационный семинар не просто полезен, а жизненно необходим…»

© 22.10.2012

Ульяна Селиванова о себе: Родилась в 1983 году, окончила факультет психологии. В сфере управления персоналом уже больше 7 лет. С 2006 года по 2011 работала в крупнейшей компании - производителе пищевых ингредиентов, последние 4 года занимала должность руководителя отдела персонала, заместителя директора по персоналу. Являюсь экспертом в областях: подбор, обучение, оценка, аттестация, мотивация персонала и организация корпоративных мероприятий. С 2011 года работаю в Объединенной металлургической компании в должности менеджера по подбору и обучению, в подчинении специалисты и ведущие специалисты по данным направлениям. Личные достижения: самостоятельно был организован корпоративный университет, в котором было очное обучение в виде семинаров и тренингов, а также полностью разработаны программы и форма их подачи для дистанционного обучения (e-learning). В 2010 году была награждена грамотой "Лучший HR - директор".

Сегодня тема нашей беседы – ориентационный семинар. Что это такое, для чего он нужен, какие задачи HR-практики можно решать с его помощью, на что нужно обратить особое внимание – обо всём этом расскажет Ульяна Селиванова, занимавшаяся разработкой и проведением таких семинаров.

– Ульяна, добрый день! Итак, наша тема – ориентационный семинар. Давайте начнём с описания «места действия»: что из себя представляла компания, отдел персонала и т.п.

– Это группа компаний с разветвленной сетью территориально удаленных филиалов. Занимается производством и продажей пищевых ингредиентов во все промышленные отрасли: молочная, кондитерская, хлебопекарная, мясная и т.д. Численность персонала более 1000 человек. HR-служба состоит из двух отделов: отдел подбора и развития персонала и отдел обучения. В службе работало 4 человека, включая руководителя службы.

– Как известно, многие компании до сих пор ухитряются обходиться без адаптационной программы, полагая, что адаптация сотрудника – его личное дело. Почему Вы всё-таки решили организовать ориентационный семинар? Это была инициатива отдела персонала или требование руководства?

– Организация так называемого ориентационного семинара или «Welcom» тренинга – идея, идущая от отдела персонала, но фактически это ответ на запрос, а точнее – решение задачи, поставленной руководством компании: сделать так, чтобы новый сотрудник, как можно быстрее адаптировался в компании. То есть, он должен познакомиться со структурой, уяснить бизнес-процессы, понять цели и задачи каждой из компаний, а также познакомиться с «нужными» людьми компании, т.е. теми сотрудниками сервисных (back) подразделений, с которыми он будет взаимодействовать непосредственно в ходе работы. И, соответственно, сотрудник должен как можно быстрее начать приносить прибыль компании.

– Почему была выбрана именно такая форма - ориентационный семинар? Кстати, что у вас подразумевалось под этим мероприятием?

– Полное название этой части адаптационной программы – ориентационный семинар «Здравствуйте!». Ориентационный, потому что он действительно помогает быстрее сориентироваться в информационном потоке, от которого, как известно, в первые дни у нового сотрудника голова «идет кругом». И вот на семинаре он знакомится с другими «новичками» и понимает, что он такой не один, а главное – в ходе семинара давно работающие сотрудники в компании демонстрируют открытость, настраивают на позитивный лад, в общем, всячески показывают, что прекрасно представляют его состояние и готовы всегда ему помочь в сложную минуту.

– Вы сказали, что ориентационный семинар – это часть адаптационной программы. А как вообще устроена программа адаптации в компании?

– В компании весь испытательный срок нового сотрудника (3 месяца) считают адаптивным периодом, поэтому адаптационная программа рассчитана тоже на 3 месяца. Адаптационная программа начинает действовать с первого дня его прихода на работу. Во-первых, он знакомиться с сотрудником HR-службы, к которому на протяжении всего периода может подойти с любым вопросом или просто поговорить – поделиться своими ощущениями, может быть, страхами или опасениями, т.е. у нового сотрудника всегда есть к кому обратиться. В первые дни ответственный сотрудник особенно тщательно следит, насколько хорошо «новичка» принимают его коллеги, берут ли его с собой на обед, например. Если «старые» сотрудники пока не охотно впускают «нового» сотрудника в свой коллектив, то ответственный специалист HR-службы приглашает «новичка» на обед с собой, а также информирует его руководителя о том, чтобы он внимательнее наблюдал за обстановкой и оказывал поддержку. Обычно руководитель сразу приставляет к новичку наставника, который тоже в ответе за его адаптацию, точнее – за его быстрое введение в должность.

Также сотрудник отдела персонала еженедельно проводит мини-беседы с «новеньким» о том, как прошла его неделя, какие были сложности, что он узнал интересного, в общем, узнает впечатления и отслеживает его психо-эмоциональное состояние. С этой же целью встречается с его руководителем – узнает, насколько «новичок» легко входит в должность и адаптируется в коллективе.

Для вновь принятых на работу сотрудников в компании действует электронный помощник – это такой путеводитель, в котором отражена краткая информация обо всех сервисных сотрудниках, которые нужны ему в работе, как для решения своих личных вопросов, так и вопросов контрагентов (клиентов, поставщиков и т.д.). Например, сотрудник желает заказать цветы на день рождения для своего коллеги или узнать дату выдачи заработной платы, или, например, звонит клиент и его нужно связать с технологической службой – на какого технолога его переключить или как заказать машину для поездки в командировку к клиенту. Ответы на все эти вопросы он может найти в путеводителе по компании: в путеводители отражены ФИО ответственных лиц, их фотографии и необходимые данные – раб. телефон, кабинет, номер корпуса.

А в течение первых 2-3-х недель «новичок» приглашается на «ориентационный семинар», где знакомится с более подробной информацией о компании – и круг лиц, к которым он может обратиться за помощью, у него значительно расширяется.

– То есть, основная цель ориентационного семинара – обеспечить «новичка» нужной ему информацией?

– Основная цель ориентационного семинара – дать полное представление о деятельности группы компании, рассказать о целях, задачах и структуре каждой из компании, познакомить с корпоративной культурой – кодексом корпоративной этики, ценностями, правилами, регламентами и стилем работы, принятым в группе компании. Рассказать о значимых людях компании, а также показать новому сотруднику перспективы развития в компании – возможности его личного карьерного роста.

– Кстати, почему – именно на второй-третьей неделе?

– Потому что это самые сложные недели: в первую неделю обычно человек только потребляет новую информацию, а на второй и третей он уже делает для себя выводы и вот в эти недели особенно важно поддержать сотрудника, вдохнуть в него оптимизм, вселить уверенность, веру в свои силы.

– Для каких категорий сотрудников организовывался такой семинар?

– Абсолютно для всех категорий: и для бухгалтеров, и для кладовщиков, и для директоров департаментов.

– Кто занимался его разработкой? Только отдел персонала, или линейные руководители тоже принимали какое-то участие?

– Программу семинара разрабатывал отдел персонала, но, так как этот семинар в компании идет уже больше 4-х лет, конечно же, в ходе его проведения она несколько раз корректировалась. Видоизменяется программа под задачи компании. Например, открывается новый цех – значит, отдел персонала включает в экскурсию по компании посещение данного цеха или вводятся новые возможности в работе с клиентами (такие как: отправить по почте клиенту подарок ко дню рождения или пригласить его на выходные для экскурсии по Москве) – значит, приглашаем на ориентационный семинар в качестве «нужного сотрудника» руководителя, отвечающего за организацию этих новых возможностей. Причем, всякий раз, когда мы приглашали нового сотрудника на семинар, мы не просто ставили об этом в известность его линейного руководителя, чтобы он отпустил сотрудника, а обязательно направляли приглашение и самому руководителю с информацией, что он, при желании, может и тоже посетить семинар в любое удобное для него время. Таким образом, за 4 года каждый из линейных руководителей посетил семинар как минимум по 1 разу. И после его посещения мог поделиться своими впечатлениями, а главное – что-то предложить по улучшению.

– Кто проводил семинар? Как он был организован, из каких частей состоял?

– Ведущим семинара был руководитель отдела персонала, в данном случае - я. Ведущий отвечал за рассылку приглашений новым сотрудникам, соблюдение порядка, координировал и следил за временем выступающего.

Семинар был рассчитан по времени на 3 часа и состоял из пяти частей:

1. Структура группы компаний. Сюда входила информация о целях и задачах всех основных подразделений, здесь презентовали ролики о компании.

2. Экскурсия по компании. Сотрудников водили в производственные цеха, где они своими глазами могли видеть производство пищевых ингредиентов, показывали лаборатории и рассказывали об уникальном оборудовании, представленном в них, также они посещали склады, где знакомились с системой и правилами хранения.

3. Корпоративная культура. В этой части рассказывалось о правилах, регламентах, субординации, а также о том, как мы проводим корпоративные мероприятия.

4. Система обучения, принятая в компании. Здесь подробно рассказывалось про «Корпоративный университет», функционирующий в компании (он имеет 2 вида обучения – очное и дистанционное).

5. Знакомство с «нужными людьми». В этой части мы представляли начальников различных сервисных отделов, таких как IT , бухгалтерия, административного, юридического, клиентского и т.д.

– Действительно, очень разносторонняя информация и очень концентрированная программа для трёх часов. Как известно, чаще всего сделать эффективную систему с первого раза не удаётся. Столкнулись ли вы с какими-то трудностями, специфическими проблемами? Пришлось ли потом что-то менять, развивать?

– Конечно, как я уже говорила ранее, практически раз в полгода мы что-то добавляли или что-то убирали из семинара, так как менялись приоритеты или какие-то вещи исчезали из жизни компании. Я считаю, что такая форма семинара должна быть очень гибка и работать только под текущие задачи компании.

Приведу пример. В компании принят деловой стиль одежды, но есть производственные цеха и лаборатории, где люди носят спецодежду или белые халаты, естественно этот круг лиц был освобожден от ношения деловых костюмов. А так как в компании работает свыше 1000 человек, естественно, не все сотрудники знают друг друга в лицо и, например, в столовой, встречают людей в джинсах и тоже решают ходить в джинсах. Таким образом, в один период возникла ситуация, что сотрудники начали ходить кто в чем, т.е. все решили, что деловой стиль отменен. Тогда мы на ориентационном семинаре стали уделять больше времени блоку про деловой стиль и разъяснять, что есть категория сотрудников, которая освобождена от ношения деловой одежды. Конечно, помимо этого, мы издали регламент, в котором четко прописали, кто в чем должен ходить. Или, еще один пример – сотрудники перестали здороваться друг с другом. На ориентационном семинаре всем новым сотрудникам рекомендовалось здороваться со всеми подряд и не один раз на дню и потихоньку «старые» сотрудник начали вновь не единожды здороваться с друг другом в коридорах при встрече.

– Эффективность – больной вопрос для многих корпоративных начинаний. Вы как-то отслеживали результативность ваших ориентационных семинаров?

– Да, конечно. После каждого семинара участникам (новым сотрудникам) раздавались анкеты обратной связи. Помимо этого каждый из линейных руководителей мог присылать свои предложения по улучшению или высказывать свои наблюдения – насколько лучше его «новый» сотрудник стал после ориентационного семинара ориентироваться в информации.

– По Вашему опыту, насколько полезна такая форма работы с персоналом? Что она даёт?

– Я могу сказать, что ориентационный семинар не просто полезен, а жизненно необходим – при условии, что люди, которые участвуют в семинаре, действительно могут рассказать что-то важное для работы в компании и донести грамотно эту информацию, а главное – послать позитивный импульс «новичку». То есть, если компания выполняет 2 условия – качественное и полезное информативное наполнение семинара плюс доброжелательные и интересные выступающие, то такой семинар пройдет на «ура» и будет однозначно полезен.

– В каком случае Вы бы посоветовали коллегам использовать ориентационные семинары?

– В том, случае, если компания довольно крупная по численности и не все линейные руководители являются харизматичными лидерами, которые могут полностью взять на себя ответственность за адаптацию новичка в коллективе. Но, даже если линейный руководитель является яркой личностью, то все равно есть некие стандарты и правила работы в компании, которые проще передать с помощью вот такой формы – тогда «новичок» понимает, что эти правила работают и действуют для всех, а не просто выдуманы.

– А насколько, по Вашему личному опыту, сложно организовать хороший ориентационный семинар? Поделитесь рецептами успеха?

– На самом деле сложностей особых нет, главное – написать интересную программу и подобрать интересных выступающих (участников), и поработать с ними, чтобы они тоже загорелись этой идеей и относились к этому мероприятию ответственно, а не как к чему-то такому, что отнимает у них время от основной их работы.

Чтобы ориентационный семинар был успешным, в первую очередь нужно контролировать, чтобы он проводился систематически 1-2 раза в месяц, в зависимости от количества новых сотрудников. И программа семинара должна быть «живая», то есть должна меняться под задачи и нововведения в компании – чтобы информация была всегда актуальной, а не статичной. Если вы будете рассказывать на семинаре о регламентах, которые действовали 2 года назад или про продукцию, которая выпускалась когда-то в далекие времена – это, мало того, никому не будет интересно, это будет просто вредно. Такой семинар должен в себя включать ту информацию, которую сотрудник не сможет больше нигде найти, а главное – сможет реально использовать в своей работе. То есть, семинар должен стать ключом к лучшему познанию компании.

– Ульяна, спасибо Вам за содержательное интервью! Адаптация – то направление работы, которого не хватает многим отечественным компаниям. Надеемся, что подробный рассказ про ориентационный семинар подтолкнёт HR-специалистов к размышлениям в этом направлении;)  

условия копирования

Дорогой HR-Journal, потрудись сообщать мне о новых статьях ;)

Комментарии

Новые обсуждения

03.12 00:59 publicmd
Подарок шефу на Новый Год (7)

30.11 20:52 Raket
Анкета при приеме на работу (1)

30.11 18:49 EKG1987
Помощь новичку (0)

28.11 17:46 Степан
помощь новичку (7)

Все

Комментарии

Ваш баннер на этом месте